公务接待流程细则

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1、公务接待流程细则第一条前期准备工作一、接待任务下达后，由行政部长选定接待组具体成员，并部署相关接待任务；二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息：（一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；（二）主宾饮食忌口及生活习惯；（三）会务是否公开（是否需要拍照或录像）；（四）与各部门做好沟通，要求各部门做好配合（包括在接待期间减少噪音、走动等方面）。三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择：（一）对外披露型材料及数据；（二）发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准；四、由行政部材料专员负

2、责制作如下材料：（一）来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式；（二）接机/车地的迎接牌，正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX（姓名）”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话；（三）会议席卡；（四）制作欢迎词标牌（五）准备好公司宣传册。五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容：（一）按照要求预订用餐点、餐标；（二）预订住宿酒店客房；（三）预订会议室或接待室；（四）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等；（五）根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品；（六）准备好日常用

3、药品及急救包；（七）按要求采购礼品。六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆：（一）车辆清洗；（二）车辆状况检测；（三）车辆加油；（四）接送点现场及线路踏勘。七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备，包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。第二条接机/接车一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员；二、全体接待人员统一按要求着装：（一）相关领导着正装；行政部接待人员着工作服；（二）驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。三、驾驶员及接待车辆的要求：（一）来宾携带随从的，应当派遣2辆以

4、上车辆迎接；（二）集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配；（三）驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10标刻；（四）根据来宾的人数备好饮用水，其中，12月份至次年2月期间的接待，应当为客人备常温及热饮，7至9月应当为客人备常温及冰饮；（五）主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，行政部接待专员应坐于副驾驶位置；（六）迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车；（七）客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头；（八）因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位

5、置；（九）行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内；（十）两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶。1、后车不得超越首车行驶；2、凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候；3、一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上；4、凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。四、现场接机/接车时的工作标准：（一）由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离；（二）宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规范用语是：“

6、XX领导，欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份有限公司XX职务XX姓名，您一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。”；（三）行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行；（四）上车后，行政部接待专员应在自我介绍后，向来宾递交行程单；（五）车队从机场/车站出发后，由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况报告行政部接待组。第三条迎接来宾进入公司一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场，严禁一切车辆不按规定停放，公司大门口不得停放机动车和非机动车；要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍；二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口；三、接待接机/

7、车人员反馈的信息后，接待组通知相关领导进行现场迎接：（一）根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆；（二）来宾车辆停靠后，由驾驶员负责为来宾开车门，并防止客人下车时撞头；（三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼，特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花；（四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位，距来宾半步距离，并负责引导来宾进入公司；（五）公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开，调节空调的温度，营造光亮舒适的环境；当宾客进入大门时，要站立向来宾鞠躬致意，并使用规范用语：“欢迎莅临中技桩业！”（六）接待来宾期间，总部各部门员工应当减少楼道内走动，正

8、面遇到来宾时，应主动为来宾让路，并侍立向来宾半鞠躬，