江苏大学继续教育学院档案管理细则

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1、江苏大学继续教育学院文件继教院[2015]20号关于印发《江苏大学继续教育学院档案工作细则》的通知各函授站、教学点、本院各部门：《江苏大学继续教育学院档案工作细则》已经院长办公会议讨论通过，现予颁发，从2015年7月1日起实施。江苏大学继续教育学院2015年7月8日江苏大学继续教育学院档案工作细则为了提高档案管理工作质量和科学管理水平，实现档案工作的标准化和规范化，有效保护和利用档案，根据《江苏大学档案工作暂行规定》、《关于做好成人高等教育教学档案管理工作的若干意见》、《江苏大学成人高等教育档案管理规定》，并结合我院行政管理、党群工作、学历教育、非学历教育培

2、训、教育技术等各项工作实际，特制定本细则。一、组织体系构建继续教育学院档案工作在院长的统一领导下，由教学副院长分管。学院办公室主任为校级兼职档案员，协助分管副院长做好档案审核移交管理工作。学院内设二级兼职档案员，做好各条口的档案管理具体工作。成人高等学历教育（含自学考试、专接本）兼职档案员由招生学籍办公室安排1名同志兼任；非学历继续教育培训兼职档案员由培训管理办公室安排1名同志兼任；党政类档案（行政、党群、教育技术及各条口的党政类档案）工作兼职档案员由办公室安排1名同志兼任。各函授站点均需落实1名专（兼）职档案管理员。学院有关部门安排的兼职档案员需经院务会集

3、体研究决定并保持相对稳定；各函授站点落实的专（兼）职档案员须书面报我院办公室备案，如有变更，需及时报备。校院两级兼职档案员职责按《江苏大学兼职档案员职责》执行。二、归档范围立卷归档范围、保管期、存档机构、预立卷分工按《文件材料归档范围一览表》（附件一）执行。各函授站点依据本表并结合《江苏大学成人高等教育函授站与教学点教学工作水平评估指标体系及标准》增加必要的归档材料，但不可以减少附件所列项目内容。三、归档工作程序1.文件材料形成积累每位工作人员应根据赋予的工作分工职责，按照归档范围收集、积累、保管好相关的文件材料，并定期进行整理，在相关工作结束后将文件材料按

4、一级类目（一级类目为党政文书类、教学类、科研类、声像类、荣誉类等类目）预分类、确立每份文件材料的保管期限，并按类预填归档文件材料目录或交接单（电子版），及时（指党政文书档案）或在规定的时间内（其余档案，具体时间由学院办公室通知）向学院二级兼职档案管理员移交。文件材料如有相应的电子版，需同时移交电子版。“归档文件目录”（指党政文书类）、“教学材料交接单”和“声像、荣誉材料交接单”样式见附件二。2.文件材料整理立卷学院二级兼职档案员、函授站点档案员分别负责对学院条块、站点移交来的文件材料进行核对、检查文件材料是否完整齐全，并按规范进行整理和预立卷。党政文书类文件

5、材料按照《江苏大学<归档文件整理规则>实施细则》及归档范围准确定“件”和划分保管期限，以“件”为单位进行整理，并按“年代-机构-保管期限”模式分类，填写党政文书档案归档文件目录（纸质版、电子版）；教学类文件材料按“JX11综合”、“JX12学科建设与专业设置”、“JX13招生”、“JX14学籍管理（含学生个人成绩）”、“JX15教学管理”、“JX16学位”、“JX17毕业生”、“JX18教材”等二级类目分类整理和预立卷（其中综合性教学文件材料按文书类整理），案卷质量需符合校档案馆教学档案案卷立卷要求，填写教学材料交接单；声像类、荣誉类等材料按“事由”分项目整

6、理，填写声像、荣誉材料交接单。“归档文件目录”（指党政文书类）、“教学材料交接单”和“声像、荣誉材料交接单”样式见附件二。3.验收归档(1)属于向学校归档的档案，移交前由分管院长、校级档案管理员牵头，各部门负责人、二级档案管理员参加，组成档案验收小组，对整理立卷的各类档案的正确性、完整性、齐全性、统一性及分类的合理性进行全面验收。验收合格后，报经院长同意，由校级档案管理员负责，二级兼职档案员配合向校档案馆移交并办妥移交手续（相关电子文件可通过档案管理系统在线或刻盘方式移交）。(2)属于学院自行存放的档案资料、必备的备份、档案移交交接单等，由学院办公室主任(校

7、兼职档案员)负责，二级档案管理员配合，做好档案材料的分类、整理、立卷，妥善保存于学院档案室，办公室落实兼职档案人员管理。(3)各函授站点负责人要认真履行档案管理工作领导职责，专（兼）职档案员按照归档范围和参照上述要求负责做好本站点档案或文件材料的分类、暂存、立卷、移交（交至站点法人单位档案管理机构）。四、相关规定事项1.学院工作人员离岗离职前、岗位变动后均应及时将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交相关人员，并在部门负责人、校级档案管理员的见证下办理交接手续，交接清单一式三份，交接人双方、学院办公室各执一份。2.已撤销函授站点的重要档案或文件材料由学院分

8、管院长落实相关人员做好取回、整理立卷、归档验收工作。