河南省农业科学院农业科学技术档案管理办法

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1、河南省农业科学院农业科学技术档案管理办法　（２００５年６月第三次修订）第一章　总　　则　　第一条　为加强农业科学技术档案（以下简称科技档案）管理工作，有效地保护和利用科技档案，充分发挥科技档案在科技创新和科研管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家《科学技术档案工作条例》和《河南省档案管理条例》，结合我院实际，特制定本办法。　第二条　农业科技档案是指我院各研究单位及个人在农业科学研究、科技开发和科研条件建设等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、计算材料等不同形式和载体的记录。

2、　　第三条农业科技档案工作是科研管理工作的重要组成部分，要加强对科技档案工作的领导，把科技档案工作列入科研计划管理、科技成果管理工作之中，加强对科技开发、科研课题全过程档案资料的管理。即实行“四同步”管理：下达课题项目计划任务与提出科研文件材料的归档同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案管理部门出具专题归档情况证明材料同步。　　第四条　各研究所（中心）要明确一名负责人主管本单位科技档案工作，研究室主任或副主任

3、负责本室的科技档案工作，课题主持人负责本课题在科研活动中科技文件材料的形成和积累。课题立项后要到院档案管理部门备案，签订课题档案归档保证书，并指定专人负责收集、整理、保管，定期交给本单位兼职档案员。　　第五条根据国家《科学技术档案工作条例》中关于集中管理档案的原则，我院科技档案由院档案管理部门统一保管，并设专人负责管理。各单位要配备兼职档案员，根据归档要求按时向院档案管理部门移交本单位的科技档案。　　第六条科技档案工作人员（包括兼职档案员）要认真贯彻执行国家及省有关档案工作的法规政策，遵守保密制度，刻苦钻研业务和科学技术

4、，提高科技档案工作管理水平，积极主动为科研、开发等工作服务。　　第七条　任何单位和个人都有维护科技档案完整与安全的义务，对在科技档案工作中成绩显著的单位或个人，应给予表彰和奖励；对违反法律、法规、规章制度造成损失和构成犯罪的，按照国家《档案法》、《河南省档案管理条例》，追究其法律责任或给予行政处分和经济处罚。　　　　　　　　　　　　　　第二章科技文件材料的形成、积累、立卷、归档　　第八条　科研管理部门在下达科研计划（含横向委托合同课题）时，同时向课题组下达建档任务（签订委托合同时要明确应归档的文件材料范围和档案的所有权）

5、；在课题检查验收、评估时，同时检查课题计划、试验方案、试验记录等材料，检查结果作为验收考核依据之一；在申报成果、报审品种、下达课题经费或新课题时，应由院档案管理部门出具上年档案验收合格证明后才能办理。院档案管理部门负责对各研究单位建档工作进行检查、监督与指导。　　第九条每个研究课题、开发、示范推广项目等，在研究、开发、示范推广过程中的各个阶段，都应形成相应的科技文件材料。科研课题（项目）的立项、更改、中断、合并、撤销和结束、验收；科技成果的鉴定、申报、推广应用、品种的审定均需有依据，必须有原始数据记录、工艺流程、产品配方

6、和文字凭证等。　　第十条各研究所（中心）应建立科技文件形成、积累制度，每个课题（项目）在实施过程中，要按照《科技文件材料归档范围》形成课题文件，文件制作材料必须易于长期保存。课题（项目）主持人或文件管理人员按归档要求负责本课题文件的积累、整理和归档。归档的案卷质量符合ＧＢ／Ｔ１１８２２－８９《科技档案案卷构成的一般要求》和《科技档案案卷质量标准》。　　ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."Improvestructure",refersparty

7、carefully".IsamustadheretotheindividualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,andstrictlyperformintheadmissionprocedure,topreventthePartymember第十一条　科技文件的整理要遵循科技文件的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，便于科技档案的保管和利用。一般按研究准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个阶段整理、组卷。获得负成果或因故中断的科研课题

8、的文件亦应归档，并写出总结或中止报告。几个单位协作完成的科研课题（项目），其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案，协作单位保存自己承担任务的有关原件，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件材料的归档和归属。　　第十二条　凡属科研、开发活动中形成的有保存价值的科技文件材料，一律归院档案管理部门