分析高速公路建设项目档案的控制与管理

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1、分析高速公路建设项目档案的控制与管理摘要：针对高速公路建设项目档案，在简单介绍项目档案管理特点的基础上，提出建立可靠的管理机构、借助合同关系明确各方权责、完善档案控制管理计划与目标以及不同阶段选定对应的档案管理重点等有效控制与管理措施，为高速公路建设项目档案管理目标的实现打下坚实基础。关键词：高速公路；建设项目；工程档案；档案控制与管理高速公路建设项目档案是一种准确反映项目建设总体过程的重要资料，对于项目竣工验收、管控以及维护等均有着十分重要的作用，所以，保证档案资料的可靠性与准确性，是高速公路档案管理工作的基本内容，也

2、是必然要求。然而，由于高速公路建设项目对应的档案存在数量大、涉及领域多、跨度长等特点，使得编制一套准确、可靠的档案资料有着很大的难度。1高速公路建设项目档案控制与管理的主要特点1.1系统性与完整性在常规的档案管理工作中，占据较大分量的是科技档案和专业档案，在档案分类、组卷需求等方面存在着不同的具体要求，这和工程的业务性质、管理等有着十分密切的联系，因此高速公路建设项目档案具有系统性与完整性特点［1］。1.2流转复杂性档案的类型较为繁多，工作人员在进行划分时程序十分复杂，实际情况中必须由专业的机构或部门负责，并根据档案的特

3、点等实际情况制定一套有效且具有足够专业性的管理办法，以此提升档案管理工作的效率。1.3档案数量庞大建设项目档案的主要作用是收录与记载建设管理过程和结果，由于高速公路本身会涉及到众多学科和内容，所以与其相关的档案数量较为庞大。此外，从项目立项开始，一直延续到项目使用，档案形成的时间很长，需要经过许多单位，工作量与难度都很大，想要做好档案的编制与管理需要付出很多的努力和实践。1.4档案的载体具有多样性除了基本的纸质形式，高速公路建设项目档案还包括各种媒体档案和实体档案，这在很大程度上也增加了档案整理与管理的难度，相关管理部门

4、应给予足够的重视。2高速公路建设项目档案控制管理措施分析2.1建立可靠的管理机构项目档案编制需要按照接收流程，如图1所示，收集建设过程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度较长，使得工程建设单位很容易在前期忽视档案管理工作，主要体现在对应机构未及时落实、人员配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及时开展，不仅增加了工作量和难度，还无法保证项目档案的真实性与完整性［2］。因此，作为高速公路工程的建设方，首先应对档案管理给予足够重视，在此基础上，建立一个可靠的档案管理专业机构，配备足够的专业人员和技术设备，从而在第一时间收集

5、项目资料。另外，项目建设方还需同时配置专职管理人员，如今委托咨询单位对档案编制与管理进行负责较为常见，虽然这种管理办法可以为建设方提供有效帮助，但这并不代表可以完全取代建设方所具有的管理职能。作为建设项目专职管理人员，除了要具备完整的专业知识，还要对高速公路工程有一定的认识和了解，首先要能在实际工作中及时发现问题，工程档案是一个复杂且庞大的整体，如果管理人员的专业知识掌握不到位，可能无法准确定位档案中潜在的问题，进而对档案管理的效果和作用造成不利影响。2.2借助合同关系明确各方权责在正式开展施工作业时，工期通常十分紧张，

6、此时，施工单位与监理单位无暇顾及档案管理，将其视作“软任务”，使得档案材料收集和编制与施工出现严重的脱节，进而对档案的实效性与真实性造成不必要的影响。因此，项目建设方应借助合同关系与制约，设立与档案管理直接相关的专项条款，明确项目各方的具体责任和权力，与此同时将档案编制的时间要求融入到施工管理主体中，必要时和工程款支付形成挂钩，以此来提升各参建方的积极性和主动性，确保档案编制可以和施工同时进行，保证其实效性与真实性。2.3完善档案控制管理计划与目标完善档案控制管理计划与目标是切实做好档案管理工作，使其发挥应有作用和效果的

7、重要前提。为确保工程档案达到优质标准，从项目建设初期就应该制定一个科学的计划和目标，然后所有的工作都需要围绕这个计划和目标展开，环环相扣，有序推行工程档案的目标管理。尤其是省级重要建设项目档案评比的“金册奖”，其注重档案形成与管理过程中的质量控制，这是因为将档案管理融入到工程建设全过程可以起到提升档案管理质量的作用。2.4不同阶段选定对应的档案管理重点总的来说，无论实际的管理水平如何，用于档案管理的主体力量始终都是有限的，考虑到高速公路工程点多、线长、面广的实际特点和要求，档案管理需要在不同的阶段选定对应的管理重点，具体

8、内容如下:(1)高速公路建设项目筹建时期，档案管理的重点为及时对项目立项方面的资料进行收集和整理，以便为后续管理工作奠定良好的基础。(2)正式开始施工前，档案管理的重点为对及时对地质勘察等方面的资料进行收集和整理，对于一式多份的相关资料，可以先保留一份进行归档［3］。(3)项目建设施工阶段，档案管理的重点为档案与施工