生成联欢会请柬电子教材

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1、第9页共9页第9页共9页第9页共9页第9页共9页第9页共9页第9页共9页第9页共9页邮件合并编辑词条邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。在office2003中的操作方法折叠MicrosoftOffice邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Ac

2、cess文件，也可以是MSSQLServer数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一第9页共9页第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。图二第三

3、步：邮件合并打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件">>"显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面，stepbystep,followme：1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"打开数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。如图四。2.插入数据域这里，我以插入新生姓名为例

4、。2.a将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前）2.b点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中黄色圆圈），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图五：2.c单击关闭（MSOffice这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用黄圈标出）：3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那

5、个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并第9页共9页到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。