文书管理办法（doc范本）

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1、文书管理办法1.1目的为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。1.2范围本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。1.3公文类别及行文要求1.3.1公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。(1)正式文件①由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。②正式文件采用“ⅩⅩ正大有限公司文件”专用文头纸打印，按年度进行编号，标明主送及抄送的单位或部门。(2

2、)签呈①公司内部下级对上级有所请示时用；②签呈不得越级上报；③须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。(3)备忘单①公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用。②由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。(4)传真①处理业务时使用；②传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档。③以公司名义发出的传真，须经总经理核准。1.3.2公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容。公文用语应简单、扼要、明了。1.3.3公文应表明呈送或下发

3、的人员或部门。公文如有附件应注明附件名称，并表明发文者及发文日期。1.4公文处理1.4.1收文处理(1)公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收文登记后，送总经理阅示处理。(2)公司各部门上报公文一律交总经办进行登记后，转呈总经理或副总经理阅示，部门呈报需批复之公文，批复后由总经理办公室在当天下发至呈报部门办理，并追踪办理结果。(3)部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。1.4.2发文处理(1)公司所发正式文件由总经理办公室统一编号，并按正式文件行文要

4、求办理发文，并进行发文登记。(2)公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。(3)部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门负责上报或发送。1.5公文处理重点及期限1.5.1公文处理重点(1)足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥善保存，若须使用，以副本或复印件处理。(2)为利于公文处理，经办人接公文后，应就内容重点拟就意见或撰稿，随来文呈部门主管核阅，各部主管人员应认真审核，并签注意见，避免只签名而无意见。(3)公文处理意见及经办、核稿等人员之签名应

5、清晰，不得潦草难辨。1.5.2公文处理期限公文应随到随送，不得积压。(1)公文处理期限可依据经办人员的工作量及文件内容的时效性而定，一般以文到三日内处理完毕为原则。(2)监印人员原则上应与当日完成用印。1.6公文归档1.6.1管理部门CT3-005(1)公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理。(2)会计档案由财会部负责整理保管。1.6.2文件档案移送归档时点收原则(1)检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入.(2)文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办。(3)

6、与本案无关的文件，应立即退回经办人员。1.6.3归档分类及编号(1)归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类。(2)每一宗卷都应有名称，名称应以能充分表示宗卷内容为原则，且有一定范畴，不能笼统含糊。(3)每一宗卷都应编号，以阿拉伯数字表示。1.6.4保存期限(1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。(2)公司永久保存的文件有：①公司章程；②董事会会议记录；CT3-005①政府机关核准文件；②不动产所有权及其他物权、债权凭证；③工程设计图纸、重要设备技术资料；④其他经核实须永久保存的文件。

7、1.6.5档案清理(1)档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应装订成册，及时归档。(2)所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。(3)档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。(4)档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。CT3-005