劳动保障制度档案管理制度

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1、劳动保障制度档案管理制度　　篇一：员工档案管理规定　　员工档案管理制度规定　　一、管理目的　　1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。　　2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。　　二、人员定义　　公司所有员工划分为四种：　　档案依据四种人员采取相应的管理。　　三、档案文件定义　　1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。　　、、、、、　　及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）　　2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。依据不同类人员有

2、不同的合同与协议　　以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。　　四、档案收藏工具　　在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以工号顺序排列。　　五、档案管理细则　　1、档案的封面：在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。《档案管理清单》见附件一。　　2、档案内容的放置顺序　　不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协

3、议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。　　员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→　　员工协议文件：劳动合同→　　→转正资料→合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。　　3、档案资料的规格　　资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。　　4、在职人员管理权限　　A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；　　B类人

4、员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。　　5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。　　若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。a)薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲　　假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档；b)竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业

5、的年限；　　c)个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电　　子文档；　　d)培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额　　备注在电子；　　e)签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；　　6、复职人员及返聘人员　　复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。　　7、离职人员档案管理　　1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离

6、职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。　　2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。　　3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：　　A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；　　B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室

7、的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。　　C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。　　六、档案借阅权限　　1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须

8、借出人力资源部查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。　　2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。　　3、若相关部门