浅析信息化电子档案管理策略

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1、浅析信息化电子档案管理策略　　1关于电子档案特点及其应用模式的分析　　我们所处的时代是高度化的信息发展时代，在我们的日常生活中，电子计算机已经成为了必要的角色。在社会发展过程中，通过对电子计算机及其现代通信技术的协调，更有利于提升信息技术的应用效益，在此基础上，催生了一系列的社会需要。电子档案就是在这种背景下孕育而生。　　电子档案的定义，就是生活过程中的具备工作价值及其继承价值的电子信息数据集合体。其需要进行计算机系统的处理并且进行机读材料的有效存储，从而保证电子档案的形成，相对于传统的纸质档案技术

2、形式，其存储及其管理方式是不同的，这就给予档案管理巨大的挑战，也就需要引起相关档案工作者的重视，认识到电子档案管理工作的必要性，认真的协调电子档案管理的各个环节，保证现阶段电子档案管理工作的有效开展。　　相比于传统的纸质档案模式，电子档案具备的特点更加的明显，并且其具备更高的优越性，其文件记录方式是多样化的，其变化形式是非常大的。一般来说，传统的档案管理工作都是需要档案人员进行操作，其工作效率是比较低的，并且受到传统归档方法的限制，其检索查阅起来也是不方便的，难以进行档案作用的有效发挥。电子档案的出

3、现，改变了传统的信息承载介质模式，通过对计算机环节的协调，更有利于档案的存储归档模式的开展。　　相对于传统的纸质档案，电子档案信息是更加方便化的，其涉及数字技术的应用。在其应用过程中，电子档案需要进行数字编码形式的工作，进行内容载体的记录，这一系列的信息都储存在这些光盘或者磁盘等载体上，比如光盘载体上的信息斑点都是利用激光进行刻写的。当然，为了提升其应用效益，电联盟子档案信息需要做好压缩编码或者其他加密工作，这就需要进行解压、解密工作的开展，进行其内部存储信息的获取。　　电子信息的应用对于元数据及其

4、背景信息的要求是非常高的。电子档案的元数据必须进行文件信息的依附。否则无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的前身是电子文件，里面的背景信息的补充需要引起重视，避免档案的不合理的利用。　　通过对电子档案特点的分析，电子档案具备独特的优越性，通过对电子档案的应用，可以更好的进行档案管理人员劳动强度的减轻，更有利于提升其工作效率。在社会高度发展的今天，通过对信息网络系统的升级，更有利于提升档案归档工作的效益，有利于其管理方式的快捷化，有利于其信息的良好应用，解决了检索查找、归档等的麻烦，减轻了工作人员的自

5、身压力，提升档案工作的整体质量，保证了档案管理工作的良好开展。　　通过对档案管理的电子化的管理，更有利于实现文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中，档案的查阅是需要进行整卷利用的，虽然要进行一部分文档资料的查阅，但是查阅者往往要进行整卷档案内容的观察，这就难以保证文档管理的整体保密性。通过对电子档案的电子化的管理，可以克服该缺点，更有利于档案文件的保密。　　通过对电子档案的微机管理，更有利于实现档案管理工作的应用质量，档案工作的查阅及其适用，其档案的查阅及其适用工作的开展，提升其文档卷宗的整体质量

6、。在文书立卷工作中，立卷人需要根据自己的理解来进行操作，其要求立卷人对立卷标准的尺寸给予统一性的要求，否则必然影响到案卷的整体质量。如果不能控制好上述工作，就严重影响了日后档案的查阅及其适用工作。如果进行档案管理的微机管理工作，就非常有利于电子化档案的管理，将档案人员从繁重的整理工作中解脱出来，发挥更多的时间及其精力在档案开发利用中，更好的进行文书档案的工作质量及其利用效率的提升，保证了文书档案的更有效的价值。　　电子档案控制管理环节的优化　　在电子档案的管理过程中，进行体制的更新是必要的，这涉及到

7、各个档案管理制度的细节环节，需要保证这些环节的协调发展。通过对文件管理前期指导及其控制措施的协调，更有利于提升档案部门的应用效益，有利于文件的有效查阅利用，有利于档案部门的统一化的监督及其指导，保证其科学化、合理化、统一化电子文件归档管理工作的开展。　　为了保证电子档案的良好工作，进行电子档案的转换性的控制是必要的，从而提升电子档案的保密性。在日常工作中，为了满足不同业务的需要，电子文件可能要进行载体的转换应用，这里面涉及到文件的自身字体、格式等，不利于保证电子文件的原始性，虽然保持了其真实性，但是

8、不能达到计算机的文件保护的作用。　　如果仅仅进行文档的只读及其电子文件的加密应用，是不利于进行电子文件的有效保护的，这涉及到计算机系统的信息独立应用性，这种特点与计算机的整体应用环境是密切相关的，总的来说，系统的信息变动是非常简单的，经过修改后，也有利于新型文件的形成，并且让人看不到其变动情况。如果这些电子档案文件出现问题，又没有进行相关的备份，就可能出现数据修改后，无法进行还原的情况，有必要实习电子文件的备份工作，从而提升电子档案的整体保密性，这也就是说，要进行电子