加快科技期刊稿件处理流程的方法

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1、加快科技期刊稿件处理流程的方法　　随着我国科学技术的快速发展，科研成果不断增多，科技期刊的来稿量也随之日益增多。面对众多来稿，在大部分只有几个人［1］，且要参与稿件处理流程中几乎所有环节的学术期刊编辑部，需要采取措施来科学、高效地处理稿件，优化处理流程，保障期刊的学术质量和出版质量。有的注重初审环节［2－3］，有的改革同行评议审稿流程［4］，有的优化编校排版流程［5］，并均取得了一些成效，但从收稿到印刷对稿件全部处理流程进行优化的案例研究不多。《应用生态学报》(以下简称《学报》)为传统的学术期刊，在XX年使用北京玛格泰克科技发展有

2、限公司开发的远程稿件处理系统之初，稿件处理效率低、周期长，流程各环节衔接不畅。本文归纳总结了XX—XX年《学报》编辑部从线上(远程稿件处理系统的收稿至编辑加工阶段)到线下(排版至印刷阶段)为优化稿件处理流程采取的多项措施，供期刊同仁借鉴和交流。加快科技期刊稿件处理流程的方法　　随着我国科学技术的快速发展，科研成果不断增多，科技期刊的来稿量也随之日益增多。面对众多来稿，在大部分只有几个人［1］，且要参与稿件处理流程中几乎所有环节的学术期刊编辑部，需要采取措施来科学、高效地处理稿件，优化处理流程，保障期刊的学术质量和出版质量。有的注重

3、初审环节［2－3］，有的改革同行评议审稿流程［4］，有的优化编校排版流程［5］，并均取得了一些成效，但从收稿到印刷对稿件全部处理流程进行优化的案例研究不多。《应用生态学报》(以下简称《学报》)为传统的学术期刊，在XX年使用北京玛格泰克科技发展有限公司开发的远程稿件处理系统之初，稿件处理效率低、周期长，流程各环节衔接不畅。本文归纳总结了XX—XX年《学报》编辑部从线上(远程稿件处理系统的收稿至编辑加工阶段)到线下(排版至印刷阶段)为优化稿件处理流程采取的多项措施，供期刊同仁借鉴和交流。　　《学报》编辑部于XX年开始使用远程稿件处理系

4、统。系统使用之初，由于对软件不熟悉，平台上稿件处理流程的设置比较僵化，大体按照传统的收稿－责任编辑(学科编辑)初审－专家(学科编委)外审－作者修改－主编终审－编辑加工的流程设置，然后转入线下进行排版－执行编辑校对－印刷的流程。在使用一段时间后发现了一些问题。(1)稿件处理周期长。一方面，优化前初审和外审阶段时间设置分别为20、60天，主审需要15天，审理周期近3个月，刊发周期需1年，在审理时效性方面优势不足;另一方面，在编辑加工阶段，由于作者中硕博士研究生为主要群体，来稿文章进行一次加工而达到齐、清、定的稿件很少，需进行多次编辑加

5、工，这也导致此阶段的处理时间较长(1个月)，影响了稿件整体的处理周期。(2)稿件学术质量和出版质量的把关环节有待改进。例如，优化前同行评议没有严格送两位专家评审，有的只送了一位，且没有采取双向盲审制，影响了稿件审理的公平性［6－7］。后期主审后管理层对期刊格式和规范化方面的审查比较薄弱，影响了期刊的出版质量。(3)各阶段衔接不畅，影响运转效率。例如，主编终审同意录用稿件后，在编辑加工和校对阶段会发现一些问题，这些问题除了与作者沟通修改外，有的还需要与主编(主任)商榷，多个单篇次或者单个问题的沟通会占用编辑和主编(主任)很多时间，且

6、效率较低;校对阶段，优化前在排版后给作者发送1次校样稿，但经过几个校次改动的内容没有与作者及时沟通，存在与作者沟通不畅的问题;排版阶段，优化前采用将《学报》整期需排版的文件传递至印刷厂，而印刷厂往往要同时进行多个期刊的排版工作，需协调时间，编辑部对这部分工作时间的控制比较被动。　　针对上述3大问题，本着缩短稿件处理周期、提高同行评议效果、改变流程设置、提高工作效率的原则，经过反复的摸索和实践，从XX年起编辑部从每个环节入手，逐个改善，进行了多次的优化和调整(图1)。　　2．1缩短、控制流程时间节点，稿件进程可追踪　　首先，于XX年

7、在系统后台将初审和外审阶段时间分别设置为7、40天，运行稳定并达到预期效果后，于XX年继续设置为3、20天，使三审中前两审的时间严格控制在30天内。采取的措施是:结合系统功能设置过期自动颜色标注和邮件自动催审功能。责任编辑进入系统后对稿件的进展情况一目了然，并根据情况采取相应措施追踪控制稿件进程。其次，调整作者单次修改、主审和单次编辑加工的时间，将其分别设置为30、7和15天。这样，线上的总体时间约4个月，全程由同一责任编辑(学科编辑)负责，线下也进行了时间的调整和控制，由当期执行编辑负责，总体控制在4个月左右。采取的措施是:送主

8、审、终审和付印的时间为每月固定的时间点，只能提前，不能延迟，并配以适当的奖惩措施。这样编辑、主任和主编就能在各自的职责范围内对稿件处理时限进行把控，达到预期效果。　　2．2调整稿件处理流程设置，提高稿件质量控制和工作效率　　2．2．1线上流程调整