access课件第十二课 报表

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1、报表一、报表的定义与组成1、报表是Access数据库对象之一，主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。（其数据源与窗体相同，可以是数据表、查询、新建的SQL语句）报表是查阅和打印数据的最好方法但是报表只能查看数据，不能通过报表修改或输入数据，这一点跟窗体不同！但是在报表中有很多概念和窗体是相同的，在学习过程中大家可以共同理解和记忆2、报表的视图：（工具栏“视图”命令）（1）“设计”视图：创建和编辑报表的结构，例如想要改变报表的结构或显示内容等。打开方法：1）选中报表工具栏“设计”按钮2）右键单击报表名选择“设计视图”命令（2）“版面预览”视图：查看报表

2、的版面设置；（3）“打印预览”视图：用于查看报表的页面数据输出形态。打开方法：1）双击报表名2）单击报表名工具栏“预览”按钮；3）右击报表名“打印预览”命令3、报表的组成（“设计视图”）（1）报表页眉：常用来放置有关整个报表的信息，用来显示报表的图形、说明性文本。如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容，每份报表只有一个报表页眉。（用于显示报表的大标题，起说明的作用）（2）页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每页有一个页面页眉，以保证报表在每一页上面都有一个表头。报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方（3）主体：打印表或查询中的记录

3、数据，是报表显示数据的主要区域。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。（4）页面页脚：打印在每页的底部，主要用来显示本页的汇总说明。（[Page]&“/”&[Pages],在报表的每页底部输出页码信息）如：页码、制表人员、审核人员等说明信息，报表的每一页有一个页面页脚。（5）报表页脚：用来显示整份报表的汇总统计信息或说明信息，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。报表最后一页中，先在主体数据结束处显示报表页脚，然后在页面最底端显示页面页脚。（6）组页眉节根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域可以

4、建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层(一般不超过3～6层)（7）组页脚节组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据注意：组页眉节和组页脚节：组页眉节和组页脚节以实现报表的分组输出和分组统计注：报表“设计视图”的默认只含“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，其他部分显示：右击/“视图”二、报表的分类：根据主体节内字段数据显示位置，报表又划分为4种类型1、纵栏式报表（窗体报表）每个字段占一行，字段框的宽度为数据库中所设定的字段宽度，报表将列出所有记录。2、表格式报表一行显示一条记录、一页显示多行记录。其记录数据的字段标题信息安排在页面页眉节显示。3、图

5、表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间的关系。4、标签报表：是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。例：物品标签，客户标签等。三、创建报表1、使用“自动报表”创建报表（纵栏式或表格式）操作：注：（选择数据源，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据）2、使用向导创建报表（报表向导、图表向导、标签向导）1）使用“报表向导”创建报表（注意分组的选择）打开方式：新建“报表向导”/双击“使用向导创建报表”注：“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段、分组和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表

6、设计基本操作，加快了创建报表的过程2）使用“图表向导”创建报表（用“图表向导”将数据以图表形式显示出来）操作：注：“图表向导”操作中“字段、图表类型、数据的布局”的选择3）用“标签向导”创建报表（可以快速制作标签报表）操作：注：“标签向导”操作中“型号、字体颜色、字段、排序”的选择3、用“设计”视图创建报表主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。四、编辑报表（“设计”视图下进行）1、节的显示：“视图”“报表页眉/页脚”/“页面页眉/页脚”右击2、

7、设置报表格式方法：整个报表选定器工具栏中“自动套用格式”报表节“格式”菜单自动套用格式控件（Shift+控件）右击属性3、添加背景图案（主要是增强报表的显示效果，“属性”窗体的使用）操作步骤如下：“设计”视图——通过报表选择器，打开报表“属性”——单击“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置——设置背景图片的其他属性4、添加日期和时间操作步骤如下：“设计”视图“插入”菜单“日期和时间”确定此外，也可以在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式(例如，=Date()或=Time()或=now()等)来显示日期与时