岗位描述书培训问答及讨论总结

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1、岗位描述书培训问答及讨论总结11月20日及21日，顾问组主持了4场如何填写岗位描述书的培训，共有约200人参加。以下就现场提出的主要问题以及顾问组及人力资源部同事的解答作出总结。贵方可考虑将此文总结成“FAQ”放在CIS网上。主要问答1.描述书是否专为岗位评估服务？不是。它是岗位评估的重要根据，但同时它为其他人力资源管理做铺垫。就象我们在培训时讲到的，企业招聘，晋升，培训等等各个环节都建立在完整的岗位信息基础之上。人力资源部及电脑中心目前合作制作的“岗位描述书提交系统”就是建立完整岗位信息平台的开端。2.为什么岗位描述书有任职者代表填写，而不是由主管填写？如何保证描述书填写的内容真实

2、？首先，在一个企业为建立岗位分析及评估系统而收集岗位信息时，市场的普遍作法都是从任职者那里获取最原始资料，之后由主管审核。在这样的过程中，上下级之间可以检讨是否在岗位职责方面有任何误解，主管对员工的要求是否得到员工清晰的领会。同时这样的作法也避免了有很多下属的主管花费太多时间来填写描述书。在系统建立起来之后，修正描述书或撰写新岗位的描述书的工作通常由主管及人力资源部共同负责。其次，任职者代表参加培训，了解项目目的及描述书的填写方法，这本身是一个非常好的沟通和培训的过程，是现代企业管理所推崇的。事实也证明，越多员工响应，企业改革和进取的过程就越顺利。关于如何保证任职者起草的岗位描述书内

3、容的准确性，我们可以回顾一下项目的流程。任职者填写之后，需与主管讨论，共同修正。之后所有描述书由人力资源部核实，如下级的岗位数及任职条件的统一标准等。然后顾问组根据描述书草案与主管进行面谈，详细了解每个基准岗位的内容，从专业及客观的角度就描述书内容进行检查，之后将描述书以标准格式进行整理。在这项工作之后，顾问组还要和评估小组一起展开讨论，就每一个基准岗位的内容再次进行验证，含糊不清的会再与有关主管联系。整理完成的描述书最终由部长批准。所以经过这样一个反复论证的过程，顾问公司根据他们的经验，认为描述书的准确性是可以保证的。3.描述书收集的是“正在做的”，还是“应该做的”？描述书收集的是

4、“应该做的”。这也是我们在培训中强调的“写岗位，不写人”。任职者在填写时要谨记这个原则，主管也要用这个标准去审核。在之后的各层级审核过程中，这一项都会得到进一步核实及修正。1.目前组织结构还没最终确定，如何填写组织关系？在此阶段，请按照现有的组织结构来填写上下级关系。公司会统一标准并做必要的集体修正。2.如果副职没有组织关系上的下级，但其实协助正职管理所有正职的下属，这样的情况如何填写上下级关系？只要组织关系中不是上下级关系，在描述书中就不应该以上下级关系填写。该副职的此类工作职责应该在“主要岗位职责”以及“上下级关系”中关于团队的督导中体现。3.如果没有下级，但经常要组织一些组队一

5、起工作并做领头人，这种情况算不算有下级？不算。这里收集的是正式的组织关系上的上下级。对于以临时团队形式工作的情况，应该在描述书中“上下级关系”一项下面的空格中填写。4.督导员工数会不会作为岗位评估时考虑的因素？不会。5.我们有很多现有的程序，有些详细到岗，可不可以抄过来？这些“程序”如果仍适用，都可以作为岗位描述书的参考，而且是很好的参考。但是由于岗位描述书收集信息的格式和目的与其他“程序”不同，所以仍要严格按照描述书的要求来填写。6.如果有些岗目前在做几个岗的工作，如何填写？原则上来讲，每一个岗都独立存在，临时性的岗位职责不应包括在描述书的内容中。如遇到一岗多职而难以分辨时，请与您

6、的上级主管讨论。7.为什么“主要岗位职责”的每一条一定要写“目的”？岗位价值中一个重要的体现就是岗位责任，即责任的性质及范围。所以岗位所承担的每一项任务都有它的责任，清晰了解这些责任和工作目的是合理评估岗位的基础。另外，岗位信息的收集要为今后其他人力资源的系统和流程服务，岗位职责中的“目的”是设定绩效指标的重要参考。最后，员工在填写职责和目的时的思考过程可以有效帮助本人整理自身工作过程及明确各项职责的重要性，也可将各职责的目的汇总后，检讨“岗位设置目的”是否全面准确。1.如何填写“主要岗位职责”中的“时间分配”？它与各项岗位职责的次序有什么关系？开会时间如何在“时间分配”中体现？首先

7、，非常关键的一点，这里收集的是“职责”，而不是“工作方式”，开会及处理电子邮件等是”工作方式“。其次，职责各项的排列顺序应该是按照您认为的职责重要性来排，而“时间分配”应在列出各项职责之后用100个百分点按时间的花费给各项职责分配一个比例。总数应该是100%。2.填写“岗位设置目的”及“主要岗位职责”时是否一定要使用“通过……以实现……”的格式？不一定。这个格式只是给大家举个例子，只要填写的内容反映了“手段”和“目的”就可以了。请注意，“手段”和“目的”要