办公自动化的运用精品

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1、精品办公自动化的运用目录第一讲：办公自动化概述第二讲：办公自动化运用技术第三讲：办公自动化——文字处理第四讲：办公自动化系统解决方案第五讲：办公自动化用户培训1.1办公自动化概念1.2办公自动化的发展历史1.3办公自动化系统的功能与特点1.4办公自动化的分类第一讲办公自动化概述办公自动化是信息社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率，使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务层次进入管理层，甚至辅助决策层，将办公和管理提高到一个崭

2、新的水平。而办公自动化是离不开计算机这一强大工具的，计算机作为人类是伟大的发明之一，它的出现和发展使整个人类文化进入了崭新的时代。1.1办公自动化概念办公自动化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业工作效率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高工作效率和质量，方便管理和决策的目的。1.1办公自动化概念从办公自动化这个要领的定义来说，观点并不是十分统一。综合一下在现阶段的发展情况，比较恰当的定义如下：所谓办公自动

3、化，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传统信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。1.1办公自动化概念70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化所下的定义如下：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。办公自动化经历了以下的三个发展阶段：第一代：以数据

4、为处理中心的传统MIS（ManagementInformationSyster，管理信息系统）系统。最大特点是基于传统的关系型数据库的应用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用的是字符型界面，其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。不足是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台，而且系统自适应差，只局限于内部信息的管理等。1.2办公自动化的发展历史第二代：以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早

5、期办公自动化的不足之处。与第一代相比，第二代办公自动化系统有三个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。1.2办公自动化的发展历史第三代：以知识管理为核心的办公自动化系统。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。第三代OA帮助企业从HowTo的过程转到Know的过程，即从“如何做”转到“知识如何做”的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。目前正在经历的就是第三个阶段。1.2办公自动化的发展历史1.3.1办公自动化系统的主要功能1.3办

6、公自动化系统的功能与特点办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现以下7个方面的功能。1．内部通信平台的建立。2．信息发布平台的建立。3．工作流程的自动化。4．文档管理的自动化。5．辅助办公。6．信息集成。7．分布式办公的实现。1.3.2办公自动化系统的主要特点1.3办公自动化系统的功能与特点办公自动化系统的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段，依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。办公自动化的特点主要可以分为以下4个方面。1．先进性2．实用性3

7、．通用和可扩展性4．自动化1.4.1从系统的功能层次上分类1.4办公自动化的分类办公自动化系统按照其功能层次可以分为以下3类。1．事务型的办公自动化系统。支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。2．管理型的办公系统。包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结构。1.4.1从系统的功能层次上分类1.4办公自动化的分类3．决策型办公系统。包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决