公司会务工作管理制度(5页)

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1、公司会务工作管理制度第一章总则第一条为了提高办会效率，做好会务管理工作，特制定本制度。第二条会务工作遵循精心组织、密切配合、协调动作、提高效率、节约费用的原则。第二章会议计划与会议申请第三条每年12月20日前汇总下一年度公司各部门会议预算，经企业策划部部长审核后，于下年的1月10日前报各主管副总经理审批，于1月20日前将审批意见汇总后，上报总经理办公会审定。第四条根琚总经理办公会批准的会议计划，向各部门下达会议指标。计划内会议严格执行申报和审核程序。第五条临时召开的重要会议和上级委托代办的会议，由主办部门提出书面报告并经分管领导审核后，先经企业策划部会签，再报总经理审批。第六条各

2、部门的会议申请表（附件l）要认真登记及时报送，并严格履行审批程序。第七条各部门提出的会议费用预算（附件2），需经企划部、财务部审核后，报公司分管领导审批后执行，预算超过2万元和在公司外所办会议需经总经理批准。第八条凡以公司名义在公司外召开的各种会议，统一归口企业策划部管理，公司所有会议费用由企业策划部统一结算、支付。第三章会务工作第九条会前准备及检查l、成立会务组织机构：根据会议规模的需要设立会务组、秘书组、宣传组、医务室、交通安全组等。明确分工，搞好协作，各负其责。2、确定会议地点。应根据领导安排、会议类别、规模和参会人员层次等因素进行综合考虑。 3、准备会议文件。4、发会议通

3、知。领导决定召开会议后，要尽快发出会议通知。会议通知内容包括会议主要内容、报到时间、会期、报到地点、参会人员、联系电话、联系人姓名。要求与会者准备会议材料，反馈参会人员的单位、姓名、性别、民族、职务、乘坐车、机的班次，到达时间、是否订购返程的机、车票等情况，以便安排住宿、及时接站。5、拟定会议议程。按会议议程安排好会议代表的分组、会议室的分配及领导发言等有关事宜，并打印分发与会代表。6、会场布置。主要内容包括会标，主席台的设置及桌签放置，领导的休息室及与会代表的席位安排，会场形式及会场音响设备的准备，会场气氛的布置（鲜花、桌花、台布、幕布、灯光），摄影和摄像的安排，茶杯、茶叶的放

4、置等。7、安排住宿。根据与会代表的性别、单位、职务、民族等情况，在会议报到前落实好住宿房间。领导的住宿房间要认真安排。同时安排好会议工作人员和司机的住宿房间或休息室。8、安排用餐。根据会议的具体情况，制定饮食标准，安排好食谱，荤素搭配，花样品种尽量不重复，并做到卫生可口。注意安排好与会人员中少数民族的用餐。9、车辆安排。会议期间安排好会议用车，大型会议有专人负责车辆的统一调配，以保证会议用车。l0、准备办公设备文具用品。按照会议要求会前准备好复印机、传真机、计算机等办公设备及纸、笔、签到簿、桌签、信封等与会议有关的文具用品。11、安排文娱活动。根据会议安排，为会议提供文体活动场所

5、，并搞好服务。12、安全、保卫医疗服务工作。根据会议需要制订会议期间安全保卫和医疗服务措施。13、印制“会议指南”。在做好会议的充分准备工作后，把会议议程、作息时间、分组名单（含住房号）、工作人员名单及有关注意事项列入“会议指南”。14、会议费的预算。按照会议类别，把握既节约开支又保证开好会议的原则，认真做好会议预算，并严格执行会议预算的审批程序。15、会前检查。会前一定要对所有会议准备工作的落实情况认真进行检查，重要会议要进行多层次检查，一是听取承办单位对会议准备工作情况的汇报；二是到现场实地检查，发现问题及时解决。重点检查住宿、餐饮、会场和会议文件四个方面，保证各项准备工作落

6、实。第十条会议期间的组织与服务工作1、报到和签到。设专人负责报到和签到工作，同时发放会议资料、文件和有关票证，并引导代表进房间。报到结束后及时向大会负责人报告实到代表人数，对未到的代表要了解原因。2、接待和服务。认真做好会议期间的接待和服务工作，满足会议和与会代表的合理要求。3、预订返程车、机票。按代表要求认真做好返程票的定购、发放，保证会后能及时返回。4、卫生防疫工作。要对饮食、餐厅、用具和居室及环境卫生进行检查，做到：整洁、卫生、饭菜新鲜，确保与会代表的身体健康。保证与会代表洗澡用水的供应。安排好医务人员值班。5、安排会议室。按会议要求安排和布置好会议室。遇大会套小会或分组讨

7、论人数增加，要做好会议室的调整。桌椅的摆设、暖气、空调、灯光和音响等设施要适应会议要求。6、通讯保障。按照会议要求保证会议同外界的通讯联络畅通。7、交通保障。由专人统一调配车辆，确保会议用车。8、会务值班。会议期间会务组设专人值班，做到重要事项及时报告。第十一条会后的收尾工作l、送会议代表。按预先登记的返程日期安排好送站车辆，并为暂时不离开的人员安排好食宿。2、检查会场和客房。发现遗忘的东西要及时返还给失主。损坏的设施及时找到责任人，按有关规定赔偿。做好房卡的清退工作。3、做好会