公司文书管理制度

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1、五、公司文书管理制度（一）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2．即使在紧急状况下以口

2、头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。（二）文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：1．一般文书予以启封，分送各部门。2．私人文书不必开启，直接送收信人。3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。（三）文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。2．秘密。指次重要并且所涉及

3、内容不能向公司内外无关人员透露的文书。表23-7表格登记单图表名称联数填制单位移送单位功能内容性质印制日期数量表格编号每月用量1．产品2经理室自存、生管部产品说明产品说明、规格订定各产品2．工程分析表2工程分析工程标准3．品检标准2品检组品检标准领退料名称、数量4．领退料单3领料人自存、会计、生管领料凭证领退料名称、数量凭证5．原物料库存卡1仓库——物料管理原物料耗用状况账卡6．耗用月报表3自存、会计、生管对账、控制原物料耗用状况月报7．库存月报表3原物料库存记录8．制造通知单7生管自存、业务、生产部派工用制造说明、

4、原物料说明发工用9．生产进度表7生产进度10．生产状况表1自存程序控制用细步进度、产量控制工作表11．完工报告单2自存、经理室计算成本原物料工时品质记录每批报告12．品检日报表2品管自存、生管品检状况各批品检状况日报13．品检记录表1自存工作表3．机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4．普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下：1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其

5、指定下属对文书进行具体处理。2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条机密文书的处理原则如下：1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十一条文书的阅览原则如下1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示

6、已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。（四）请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第十四条须请示审批事项如下：1．职务及重要人事安

7、排；2．各种制度性规定的变更；3．重要契约的缔结、解除与变更；4．诉讼行为；5．与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等；6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；7．大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8．分支机构的增减与升降；9．预算与决算事宜；10．借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；11．重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12．定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订。13．有关公司经营的重要计划与企划；14．其他上述未涉及的重要事项。第十五条请示审批者为分公司

8、经理，以及以此为标准确定的主管。第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第十七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、