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1、如何成为上司的得力助手 一、秘书概述 1、英文字典的定义 依TheRandomHouseDictionaryoftheEnglishLanguage中对于秘书的定义为： 1)aperson,usuallyandofficial,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andrelatedaffairsofanorganization,company,association,etc. 2)apersonemployedtohandlecorre
2、spondenceanddoroutineworkinabusinessoffice,usuallyinvolvingtakingdictation,typing,filling,andthelike. 2、秘书的角色 一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐
3、渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。 3、秘书工作的性质 秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。 秘书工作最主要为辅佐功能，此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作
4、有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二： 1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。 2、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。 二、秘书的业务 1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务： 打字 接受口授 传真 接听电话 处理信件与主管商谈he"governingforthepeople","Nomattertheinterestsofthemasses"conceptunderstandingisnotinpla
5、ce.Thespecificworktreatswiththedeployment,afewleadingcadrescomplainthatworkistoocomplicated,toomuchresponsibility,thepressureistoolarge,toomuchemphasisonthedifficultyofthework.Forexample,noncoalmine 档案管理 准备当天的业务及下班前的业务处理 拟稿及制作信件 2、秘书业务可分为四类： 资讯管理业务 事务业务 公关业务 综合业务
6、 兹就秘书的功能与业务分述如下： 秘书业务由前述可知分为四类： 1、资读管理业务 2、事务业务 3、公关业务 4、综合业务 兹分别说明如下： 1、资讯管理业务 资讯管理业务，即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等，这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面，资讯管理所处理之业务。 在钜观方面，资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。 文书： 包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写，但由于资讯业务之发达
7、，各种文书之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面，由于有电脑软件之运用，可节省构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息相关了。 情报： 情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。情报业务包括资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道，当主管将情报交给秘书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先
8、顺序。这时，秘书对于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用资管理业务，以增进处理情报业务的效率。 事务业务 秘书的事务业务，源自其处理例行事务和功能。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处理的例行业务，包
