第5讲 时间效率管理

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1、第5讲时间效率管理 【本讲重点】时间效率管理存在的问题时间管理的发展历程时间效率管理的方法时间管理法则 时间效率管理存在的问题 在时间和效能问题上，中国人有这样两个缺点： 1.缺乏时间观念调查表明，越发达地区的人，时间观念就越强。在中国人的传统中，重视生命，乐于理财，却往往缺乏时间观念。当然，随着改革开放的深入，东部沿海等很多经济发达地区，这种情况已经得以改观，时间观念已经越来越强。 2.缺乏效能概念然而，这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面，而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快，而高效能则不仅仅是指快，而是指在单位时间内，所获得的价值和回报高，即又快又

2、对又好又高（速度快、方向对、效果好、效益高）。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。 时间管理的发展历程 时间管理大致经历了以下四个发展历程： 1.备忘录将所有需要做的事情都记录下来，每完成一件就销去一件。 2.工作计划即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段，将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。 3.排列优先顺序以追求效率由于要完成的工作越来越多，在规定的时间内可能无法全部完成；或者由于工作太多，需要理清，这时候就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时间排序以提高工作效率。 4.以价值性和重要性为导向一切以价值性和重要性为评判，创造生产力、创造价值越

3、多的工作优先去做，相反的工作则要尽量少做甚至不去做。 时间效率管理的方法 排列优先顺序在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序，涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中，可以假设有重要和紧急两根轴，在这个坐标系上划分出A、B、C、D四个象限，分别代表不同级别的待分配工作：既紧急又重要的为A，也就是通常被称为突发事件的工作；重要但不紧急的为B；紧急但不重要的为C；既不重要又不紧急的为D。突发事件A应当优先处理，D可以延后甚至不去处理，这没有争议，问题在于B和C应该优先处理哪一个。如果B的工作一直拖延没有完成，时间久了它就会以突发事件A的方式出现；而C的工作如果不去完成

4、，却一般不会朝A的方向发展，因为它虽然紧急，但是不够重要，即使不完成C会有损失，也不会造成太大影响。因此，假设在只有一定的时间段内只能完成B和C的其中一个的话，则应当选择首先完成B。因此在实际工作中，要优先处理B，而不要为C耗费太多时间和精力。时间分配比例在实际的工作时间分配中，对这四类工作应控制在下图所示的比例上：图4-1　时间分配比例表 艾森豪威尔原则对于各类工作的具体处理，管理者应当怎样区别对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则：◆对于重要又紧急的突发事件，要管理者本人亲自、立刻处理；◆对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划；◆对于紧急而不

5、重要的工作，要减少对其所花费的时间，也可以酌情委托给下属去处理；◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。图4-2　艾森豪威尔原则  艾维李十分钟效率法 1.效率法的内容美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法：◆用前五分钟列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序；◆上班开始先做1号，完成之后再做2号，以此顺延直至下班结束。 【自检】请您按照艾维李的十分钟效率法，将您下个月要做的六件重要事情列出，并按重要程度排序，填写在下面的表格中：重要程度下月需要完成的重要事务1 2 3 4 5 6  2.黄金三问每位主管在遇到具体

6、事务时要问自己三个问题，即“黄金三问”：◆此事价值是否大？真的很重要吗？◆如果价值大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？◆价值高又必须亲自做的事，如果不做是否会有重大影响？  时间管理法则 时间就是金钱，效率就是生命，对于管理者来说，在限定的时间内为企业创造尽可能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票，“明天”是期票，而“今天”是现金，只有不断地把握住眼下，创造价值，才能在时间管理上成为一个合格的主管。要管理好时间，就要遵循一定的法则： 【本讲小结】本讲讲述的重点是时间效能管理。由中国人缺乏时间和效能观念的传统谈起，历数了时间管理经历的四个发展阶段。在给事务按照轻重缓急

7、排序时，按照艾森豪威尔原则，要将更多的时间用在重要但不紧急的工作上，亲自、立即处理重要且紧急的工作，将紧急但不重要的工作尽量委托他人以减少自己耗费的时间。使用艾维李的十分钟六件事效率法，有助于保持每分每秒都做最有生产力，重要性最大的事。当管理者遇到具体事务时应当对自己进行“黄金三问”。最后总结了一些时间管理的原则，并推荐了在时间管理上管理者应遵守的自我承诺。 【心得体会】_________________________________________________________________________