电子政务系统中的档案管理

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1、电子政务系统中的档案管理电子政务系统中的档案管理　　电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发

2、的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破

3、了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。　　档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，

4、最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息发布、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互

5、动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。　　电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在政务活动中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面

6、在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，

7、对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络

8、安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范