部门邮箱使用规范

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1、部门邮箱使用规范　　篇一：邮箱使用规范及管理制度　　邮箱使用规范及管理制度　　为实现公司的网上办公、无纸化办公，提高工作效率，使各项工作流程更加规范，现就公司邮箱的使用和管理做如下规定：　　1、公司为每位公司领导、每一部门和具备条件的员工注册专用邮箱。　　（1）默认安装设置邮箱客户端为：﹫。　　（2）公司领导邮箱的用户名为：领导职务的汉语拼音的第一个字首字母+集团公司内部手机电话号码。　　（3）部门邮箱的用户名为：部门名称汉语拼音首字字母+部门负责人集团公司内部手机电话号码。　　（4）员工邮箱的用户名为：员工的姓汉语拼音全拼+名的汉语拼音字首字母+集

2、团内部手机电话号码（具备条件的员工可设置）；　　邮箱密码使用者设定。　　（5）邮箱帐户属性中信息为领导职务及集团公司内部手机电话号码、部门名称及部门负责人集团内部手机电话号码、员工姓名集团内部手机电话号码。　　用户名严禁改动和调换。　　2、建立上述专用邮箱后，各层、各级的任何请示、回复、传达，督办等一切工作沟通与协商，都要通过集团邮箱传达完成。　　3、各层、各级的沟通与协调后，通过集团邮箱根据岗位职责与处理权限逐层逐级请示，回复完成。如属特重大事项可直接越层请示　　完成。对于批示，回复重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个

3、月内的所有工作文件。　　4、凡是从公司领导、部门、员工邮箱中发出的需要签字同意的批件、审核等，均视为签字同意。　　5、各级、各层收到邮件后，各接收人必须立即予以回复（在权根范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在权限范围内无法解决的，附上自己的意见），严禁托沓、推诿、延误，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行处理。　　6、为保证邮箱使用与容量效率，每天早上班20分钟、在岗时间内必须开启邮箱查阅，宜设置成每5分钟自动收取，有些邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者，予以工作渎职的处理。　　7、不得在集团邮箱系统

4、中进行除集团邮箱工作内容以外的个人邮件收发。　　8、邮箱使用维护由综合部负责，邮箱内容管理由绩效督察部负责。　　本制度自颁布之日起执行，本制度的最终解释权归集团所有。集团全体员工签名　　篇二：公司电子邮件使用规范　　公司电子邮件使用规范　　一、邮件文本及格式规范：　　1、邮件内容：　　一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。　　2邮件字体：　　（1）全文统一；　　（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；　　（

5、3）字体为正体；　　（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。　　3邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。　　4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：　　（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、　　e-mail等；　　（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司　　网站及个人手机号码，skype号等。　　二、邮件语言文字规范：　　1语言表述清楚、简练不能有岐义。　　2规范用语，尽量少用口头用

6、语，不用俚语。　　3段落分明、清晰。　　4用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。　　三、邮件发送规范：　　1邮件主题：　　邮件必须写明主题。　　2邮件发送：　　（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发　　给无关人员；　　（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；　　（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；　　（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；　　（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的　　当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，当事人一般需要

7、回复，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；　　（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门　　领导；　　（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；　　（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；　　（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；　　（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送。3邮件群发：　　（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;　　(2)回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。　　4邮件优

8、先级　　(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;　　(2)不要频繁使用邮件高优先级。　　四、其他注意事