管理学文秘毕业论文 高校二级学院行政秘书工作之浅析

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1、湖南师范大学本科毕业论文考籍号:XXXXXXXXX姓名:XXX专业:管理学文秘论文题目:高校二级学院行政秘书工作之浅析指导老师:XXX二〇一一年十二月十日  摘要:高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位,该岗位是属于综合性行政事务岗位,其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展,因此必须明确其岗位职责和特点,才能圆满完成工作任务,为学校的发展贡献力量。  关键词:二级学院行政秘书工作职责特点  在我国高等教育快速发展和改革的背景下,高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体,其在高校的

2、位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者,是行政管理的基层岗位,承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作,而不再是单纯的“收发文件,打打电话,抄抄写写”,从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。  1行政秘书的工作职责  一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定,使用和管理印章、介绍信、证

3、明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。  二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准,做好教师工作量的考核工作,并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、年度业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。  三是日常行政工作。在院领导的直接领导下,组织、协调与管理办公室工作,检查、督促落实情况,保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作,为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议,做好对外接待与联络、对外

4、信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作,完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务,并及时向院领导管理层汇报请示。  2行政秘书的工作特点  一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治,及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度,贯彻学校各项精神和指示,掌握学校工作动态,学习和研究领导讲话和文章,要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工

5、作责任感,爱岗敬业,忠于职守,无私奉献,认真履行行政秘书的工作职责。  二是事务性。行政秘书的工作头绪较多,涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎,从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情,而且还要兼任党务、工会等,工作不定性,几乎包罗万象,通常几件事情一起干,每一件都要仔细认真对待,不能有半点马虎。因此,行政秘书虽然天天忙,月月忙,可是年终总结确实忙忙碌碌一整年,兢兢业业无成绩,显现不出其重要性。但是,还是要求行政秘

6、书要有科学的工作方法,提高工作效率,从大量琐碎的工作中整理头绪,统筹安排,为师生服务,为学校发展服务。  三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广,交际的人多,从各级领导到学院教师学生,从各个职能部门到校外合作企业,这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里,行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系,行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成,故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点,同时也是各种行政矛盾的集中点,因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系,团结协作,责

7、无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用,与各个部门保持良好的合作关系,善于分析和处理复杂关系,政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考,提高自己的沟通协调能力,创造一个和谐有序,相互协作的良好局面。  四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作,还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中,通过各种途径,深入要教科研、行政的第一线,了解各个工作环节,熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况,熟悉各位老师、行政人员的秉性,取得第一手资料,及时收集、整理、解决各种问题和矛盾,认真总结,坚持从实际出发,实事求是向领导

8、汇报,善于发现新经验,提出中肯意见和方案,为领导决策提供最原始准确的资料。同时要注重全局性,多角度观察,全方位思考,避免顾此失彼,努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位,只能“参与谋”,而不能”参与断”,当好领导的助手和参谋,把为领导出谋献策的思想深入到工作中,尽职尽责

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