公文写作技巧提升

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1、什么是应用文应用文是指日常生活和工作中经常使用的为某种具体的实用目的而写的文体大到国家小到单位个人要进行正常的活动都离不开应用文也就离不开应用写作应用写作成为一个有教养的现代公民必备的素质之一应用文分类一般性应用文书信启事会议记录读书笔记说明书等公文性应用文以党和国家机关社会团体企事业单位的名义发出的文件类应用文通知请示报告函事务性应用文请柬计划总结规章制度调查报告及鉴定等广州市公用事业高级技师学院广州公用高级技院4发文机关名称撰写发布公文的单位名称应为全称或规范简称5发文字号发文机关同一年度公文排列的顺序号它是公文特定的标志正式公文均应标注发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成序

2、号用阿拉伯数码标识年份标全称用六角括号〔〕括入序号不编虚位即l不编为001不加第字发文字号编写不当1机关代字混淆机关代字是发文机关全称的简缩语要选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字每一个机关都有自己的代字并只有一个代字如国务院制发公文其代字为国发四川省人事厅发文其发文字号为川人但若简缩不当则易造成混淆起不到代字作用如华东师范大学其代字不能为华师大因为另外还有华中师范大学华南师范大学而应写为华东师大同样南京大学的机关代字不能写成南大因为另外还有南开大学河南大学的机关代字不能写成河大因为另外还有河北大学又如粤职技研〔2009〕43号穗职教函〔2009〕19号等2年份不全乱用括号

3、例如①金计生96第15号②夹民政200316号③夹府发〔2002〕47号　　3机关代字年份序号次序颠倒例①成保〔96〕劳人字第51号②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号标题使用错误1文种错用　　文种是公文标题中必不可少的一个构成要素文种的选择应当根据行文目的和要求文种的适用范围行文关系来确定不得混淆使用2事由表述重复罗嗦冗长空洞不明确　　forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAcompliance,whethercopiesofchecks;(B)whetherdoubleinvestigation;(C

4、)submissionofprogramcompliance,investigationorexaminationofwhetherviewsareclear;(D)theborrower,guarantorloans　　　公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括是标题的核心要求准确简洁使人一看标题就知道公文的主要意思例如　①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》词义重复　②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》要表扬的事迹未写出显得空洞　③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》应为请示少了介词关于应为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》　④《××市财政局

5、关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》层层转发时可省掉转发的中间环节应为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》结构层次序数标注要求公文写作要标注序数分条列项以显得眉目清楚易于阅读理解和执行其结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1只有一个结构层次时就用一而不用其它序数第一第二后面首先其次后面用逗号一二三后面用顿号１２3和ＡＢC后面用齐线墨点．序号如加括号如⑴⑵⑶⑷后面不加逗号顿号或齐线墨点11主题词不是标题的缩写上报的公文应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词因此任何单位在上报公文时除了参照

6、自身的公文主题词表外更要按照上级机关的主题词表来进行标注如是下发公文还得使用自身的主题词表词表共由15类1049个主题词组成分为主表和附表两大部分主表有13类751个主题词附表有2类298个主题词词表分为三个层次第一层是对主题词区域的分类如综合经济财政金融类等第二层是类别词即对主题词的具体分类如工交能源邮电类中的工业交通能源和邮电等第三层是类属词如体制职能编制等第二层和第三层统称为主题词用于文件的标引如共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报要注主题词首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的综合党团这一层分类只起引导作用要选用的主题词还在下面然后再在下面找到第二层所在的党派团体这就是类别词

7、也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词接着我们在党派团体下找出与公文主题相符的青年团员少年儿童这就是类属词也是我们在这份公文中要标注的第二第三个主题词如《湖南省政府办公厅关于发布＜湖南省行政机关公文处理办法＞的通知》其主题词的类别词是文秘工作它的第一层分类是秘书行政类属词是文秘工作下的公文类属词一般就forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAcomplia