标准公文模板制作方法

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1、对照标准制作模板规范格式方便应用对照标准制作模板规范格式方便应用徐州市政协徐智勇文章摘要：如何规范党政机关行政公文的格式？如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准的规定？本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标，逐一对照《办法》和《标准》中对行政公文各要素的具体要求，详细阐述了如何使用微软Word文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。以供学习参考、交流探讨、互助共进。相关公文格式标准1．行政机关的公文种类：主要有命令（令）、决定、公告、通告

2、、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。2．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。3．“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4．“报告”不得夹带请示事项。5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。6．公文的结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。7．

3、徐州市政协徐智勇—14—对照标准制作模板规范格式方便应用公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8．标识公文横向距离的长度单位为字。一个字指一个汉字空间。9．标识公文中纵向距离的长度单位为行。以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。10．公文各要素标识规则：《国家行政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首；置于红

4、色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词（含）以下的各要素统称版记。Word公文模板制作首先打开Word，进入Word窗口界面。一、设置页面△《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中有关页面的具体格式要求（以下简称“格式要求”）：公文用纸采用定量为60g/m2～80g/m2的胶印纸或复印纸。一般采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为15

5、6mm×225mm（不含页码）。排版规格：正文使用小二号仿宋字体，一般每页排20行，每行24个字。◇制作设置方法：1．选择“文件”菜单，选择“页面设置”。2．选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。3．选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。4．选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。徐州市政协徐智勇—14—对照标准制作模板规范格式方便应用5．选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“

6、中文字体”为“仿宋”，“字号”为“小二号”。6．选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“24”个字符，“每页”为“20”行。二、设置页码◇制作设置方法：1．选择“插入”菜单，选择“页码”；2．设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“徐州市政协徐智勇—14—对照标准制作模板规范格式方便应用外侧”。3．单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。4．双击选中页码，将字号设置成“四号”，然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“－”，并与页码之间空一半

7、角空格。三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度△格式要求：涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。如需标识秘密等级，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密

8、期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如需标识紧急程度，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。◇制作设置方法：1．公文份数序号：“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。徐州市政协徐智勇—14—对照标准制作模板规范格式方便应用2．设置密级和保密期限：在第1行设置一个右空为0的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“