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时间:2017-11-12
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1、Word长文档排版(Word自动生成目录) 一篇Word文档,内容有大的章,小的节。如何把章节抽出来生成目录? 目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。 【问题描述】1.页面设置:右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米,页眉和页脚均为2厘米,使用A4纸。2.正文首行缩进2字符,字体大小为“小四号”,文中所有非
2、汉字均用TimesNewRoman体;字间距设置为“标准”;段落设置为“多倍行距:1.25”。3.创建目录。“目录”二字用黑体小二号并位于页面上方居中;目录要求列出一、二、三级标题。同时要在各级标题后列出页码;在正文中一级标题字体用“黑体、小二号”,居中,二级标题字体用“宋体、四号”,三级标题字体为“黑体、小四号”,段前12磅。4.页眉从正文开始。页眉左端顶格为该篇文章的标题。5.插入页码。目录单独编页码,位于页面下方居中,形式为罗马数字。正文页码在页眉的右端右对齐,用阿拉伯数字,宋体五号。【案例效果图
3、】如图3-1所示。图3-1“案例3”效果图【本案例涉及的知识点】Ø页面设置Ø插入页眉和页脚Ø插入页码Ø插入分页符、分节符Ø生成文档目录【操作步骤】1.页面设置打开需排版的素材文件,单击“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,选择“页边距”→“自定义页边距”,打开“页面设置”对话框,如图3-2所示,设置右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米。选择“纸张”选项卡,在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”;选择“版式”选择卡,在其中设置“距边界”的页眉和页脚均为2厘米。2.正文字体和段落设置按4、+A>组合键,选中整个文档,在“开始”选项卡“字体”组中设置字体大小为“小四号”;单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,如图3-3所示,在其中设定“特殊格式”为“首行缩进”,“行距”为“多倍行距”、设置值为1.25倍。图3-2“页面设置”对话框图3-3“段落”对话框3.创建目录,采用三级标题。(1)设置三级标题。设置一级标题。选中文字,在“开始”选项卡“样式”组中选择“标题1”样式,字体设置为“黑体、小二号”。居中对齐。设置二级标题。选中文字,在“样式”组中选择“标题2”样式,字体设置为“宋5、体、四号”,左对齐。设置三级标题。选中文字,单击在“样式”组中选择“标题3”样式,字体设置为“黑体、小四号”,单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,在“间距”框中“段前”输入12磅。使用“格式刷”设置三级标题格式的方法:选中已设为标题格式的文字,双击““格式刷”按钮,移动鼠标到其他需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。(2)生成目录。将光标定位于文档开始处,单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮,文档前增加一张空白页,在其中输入文字“目录”,并回车。单击“引用”选项卡的“目录”按钮,在下6、拉框中选择“插入目录”命令,如图3-4所示,打开“目录”对话框,如图3-5所示。选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框,在“制表符前导符”下拉列表中选择“小圆点”样式的前导符;在“常规”区域的“格式”下拉列表中选中“来自模板”,“显示级别”设置为3。图3-4选择“索引和目录”命令图3-5“目录”选项卡(3)更新目录当文档目录生成后,如果对文档进行修改,则也需对目录进行更新,以保证目录随着文档的变化而作相应的调整。操作方法是:将光标定位于目录中,右击鼠标,在快捷菜单中选择“更新域”命令,打开“更新目录”对7、话框,如图3-6所示。单击“更新整个目录”单选钮,再单击“确定”按钮,完成目录的更新。图3-6更新域及“更新目录”对话框4.插入页眉当整个文档的排版格式要求不一致时,如论文的目录页要求没有页眉,目录和正文采用不同的页码格式,正文每章的页眉采用不同的内容等。此时,就需将整个文档分成几个节,每个节可以设置不同的页面格式。现要求在正文插入页眉,居中,目录没有页眉,右端右对齐插入页码,目录的页码用罗马字符,正文的页码用阿拉伯数字。其设置方法如下:首先将光标定位于生成的目录最后,单击“页面布局”选项卡中的“插入分8、页符和分节符”按钮,在下拉框中选择分节符类型中的“连续”按钮。文档被分成2节。注意“分节符”在大纲视图中可见。将光标定位于正文中,选择“插入”选项卡,在“页眉和页脚”组中,单击“页眉”按钮,选择内置的“页眉”样式,在页眉区左端输入页眉文本。实现目录没有页眉,而正文有页眉。需取消节与节之间的链接,即当点击页眉的时候会出现的“与上一节相同”的字样。此时点击“页眉和页脚工具”“设计”选项卡上的按钮,则“与上一节相同”的字样消失,表示各节可以单独设
4、+A>组合键,选中整个文档,在“开始”选项卡“字体”组中设置字体大小为“小四号”;单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,如图3-3所示,在其中设定“特殊格式”为“首行缩进”,“行距”为“多倍行距”、设置值为1.25倍。图3-2“页面设置”对话框图3-3“段落”对话框3.创建目录,采用三级标题。(1)设置三级标题。设置一级标题。选中文字,在“开始”选项卡“样式”组中选择“标题1”样式,字体设置为“黑体、小二号”。居中对齐。设置二级标题。选中文字,在“样式”组中选择“标题2”样式,字体设置为“宋
5、体、四号”,左对齐。设置三级标题。选中文字,单击在“样式”组中选择“标题3”样式,字体设置为“黑体、小四号”,单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,在“间距”框中“段前”输入12磅。使用“格式刷”设置三级标题格式的方法:选中已设为标题格式的文字,双击““格式刷”按钮,移动鼠标到其他需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。(2)生成目录。将光标定位于文档开始处,单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮,文档前增加一张空白页,在其中输入文字“目录”,并回车。单击“引用”选项卡的“目录”按钮,在下
6、拉框中选择“插入目录”命令,如图3-4所示,打开“目录”对话框,如图3-5所示。选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框,在“制表符前导符”下拉列表中选择“小圆点”样式的前导符;在“常规”区域的“格式”下拉列表中选中“来自模板”,“显示级别”设置为3。图3-4选择“索引和目录”命令图3-5“目录”选项卡(3)更新目录当文档目录生成后,如果对文档进行修改,则也需对目录进行更新,以保证目录随着文档的变化而作相应的调整。操作方法是:将光标定位于目录中,右击鼠标,在快捷菜单中选择“更新域”命令,打开“更新目录”对
7、话框,如图3-6所示。单击“更新整个目录”单选钮,再单击“确定”按钮,完成目录的更新。图3-6更新域及“更新目录”对话框4.插入页眉当整个文档的排版格式要求不一致时,如论文的目录页要求没有页眉,目录和正文采用不同的页码格式,正文每章的页眉采用不同的内容等。此时,就需将整个文档分成几个节,每个节可以设置不同的页面格式。现要求在正文插入页眉,居中,目录没有页眉,右端右对齐插入页码,目录的页码用罗马字符,正文的页码用阿拉伯数字。其设置方法如下:首先将光标定位于生成的目录最后,单击“页面布局”选项卡中的“插入分
8、页符和分节符”按钮,在下拉框中选择分节符类型中的“连续”按钮。文档被分成2节。注意“分节符”在大纲视图中可见。将光标定位于正文中,选择“插入”选项卡,在“页眉和页脚”组中,单击“页眉”按钮,选择内置的“页眉”样式,在页眉区左端输入页眉文本。实现目录没有页眉,而正文有页眉。需取消节与节之间的链接,即当点击页眉的时候会出现的“与上一节相同”的字样。此时点击“页眉和页脚工具”“设计”选项卡上的按钮,则“与上一节相同”的字样消失,表示各节可以单独设
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