从材料出入库单据的传递程序看岗位分工

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1、从材料出入库单据的传递程序看岗位分工  摘要：本文以计划成本法为基础，通过材料入库单和领料单的传递程序，探讨如何搞好岗位分工，进而加强内部控制。    关键词：材料出入库；单据；传递程序；岗位分工《企业会计准则讲解》规定，“企业在日常核算中采用计划成本法核算的存货成本，实质上也是存货的实际成本。比如，采用计划成本法，通过‘材料成本差异’科目将材料的计划成本调整为实际成本”。我公司在原材料的日常核算中采用计划成本法。原始凭证又称单据，是会计核算的原始资料和重要依据，按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。其中自制原始凭证指由本单位

2、内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。我公司在材料核算中使用材料入库单和领料单，属于自制原始凭证，《会计基础工作规范》第四十八规定，“一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。”下面从材料入库单和领料单的传递程序着手，探讨如何加强内部控制。    一、材料入库单的传递程序及岗位分工我公司产品所消耗的原材料大部分是先办理检验手续，检验合格后再办理入库手续，然后由供应商开具发票，过一段时间再办理付款手续。下面就以这种采购流程为例，说明材料入库单的传递程序。目前我公司

3、使用的材料入库单格式如下：××公司材料入库单        _____字_____号________仓库             年   月   日    供应单位：_________材料代码材料名称规格单位数量单价合计备注总计记账        材质检验         验收           制单材料入库单设置为五联，第一联“供应部门存查”（黑联），第二联“仓库记账凭证”（红联），第三联“财务记账凭证”（蓝联），第四联“财务结转账凭证”（绿联），第五联“业务班组存查”（黄联）。各联次的内容一致，如上所示，主要包括××仓库（材料所

4、属库别）、年月日（入库时间）、供应单位（材料供应商）、材料代码、材料名称、规格、单位、数量、单价、合计、总计、备注等，最后一行由相关人员签字或盖章，包括记账人员，材质检验人员，验收人员，制单人员等。    （一）传递程序     1、当材料到达仓库，经检验员检查确定质量合格后，采购员应一式五联及时填写材料入库单，填写内容包括××仓库、年月日、供应单位、材料代码、材料名称、规格、单位、数量，并在最后一行“制单”处由采购员签字或盖章，“材质检验”处由检验员签字或盖章，“验收”处由仓库保管员签字或盖章。在材料入库单的签字或盖章，主要是明确责

5、任，由检验员负责质量是否合格，仓库保管员负责数量是否与实物相符。采购员自留第一联备查，其余四联转给仓库记账员。    2、仓库记账员在一式四联（不包括第一联）填写材料的单价（计划价格）、合计金额、总计金额，并且在最后一行“记账”处签字或盖章。   （1）仓库记账员自留第二联，作为记账的依据；   （2）仓库记账员留下第四联，备月底汇总后转财务部门的材料核算员；   （3）仓库记账员将第三联及时转给采购员。采购员在收到供应商的发票后，经核对无误，将第三联附在发票后面，到财务部门报账；   （4）仓库记账员将第五联转给仓库保管员留抵备查。

6、    3、月末，仓库记账员将第四联汇总后转财务部门的材料核算员。材料核算员将本月收到的第四联入库单连同以前月份结存的第四联入库单，按库别汇总在一起，通过查阅“材料采购”明细账，以当月取得发票后附的第三联入库单为基准，将对应的第四联挑选出来，作为本月购入材料的计划成本，汇总后作为原始凭证附于记账凭证之后，根据汇总的计划金额，填制分录，借记“原材料”，贷记“材料采购”。  挑选之后结存的第四联表示材料已入库，但发票未到，仍由材料核算员保管，待次月末再重新挑选，并汇总数据后作为材料估价入库的依据，但不附于记账凭证之后，根据汇总金额，借记“

7、原材料”，贷记“应付账款—暂估应付款”。由于入库单右上角标有“供应单位”，月末通过材料核算员的第四联入库单，可以分库别、分单位对估价入库的材料进行汇总，进而可以掌握有哪些供应商存在货到未开具发票的情况，计划金额是多少，便于及时与供应商联系，催促发票尽快入账。    （二）各岗位的职责在以上材料入库的过程中，涉及到采购员、检验员、仓库保管员、仓库记账员、材料核算员等岗位。其职责如下：    1、采购员  负责填写材料入库单、核实材料的实际采购价格、发票中材料的数量和入库单的数量是否一致，并保存入库单第一联备查。    2、检验员  只负

8、责检验材料的质量。对于质量合格的材料，在入库单上签字或盖章确认。    3、仓库保管员  负责核对入库单和实物是否相符，确保收到的材料和入库单上的数量、重量一致，并保存入库单第五联。    4、仓库记账员  负责录入入库