黑河学院档案信息化建设工作方案

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1、黑河学院档案信息化建设工作方案根据《黑龙江省档案局关于加强全省机关企事业单位档案信息化建设的意见》、《黑河市人民政府关于加强全市档案信息化建设的意见》（黑市政字[2008]47号）和《关于贯彻落实〈黑河市人民政府关于加强档案信息化建设的意见〉通知》（黑市档发[2008]16号）等文件的有关精神，结合我院档案工作实际，为加强我院档案信息化建设，特制定本方案。一、指导思想以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发

2、展的要求，逐步实现黑河学院档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，充分发挥信息化在档案工作发展中的重要作用，为全院的教育教学工作提供优质、快捷的档案信息服务。二、建设目标根据上述指导思想，全院各系（中心）、处、室、科档案信息化建设应坚持“统筹规划、统一标准，立足创新、有序推进，突出重点、分级建设、安全保密、注重实效”的原则，到“十一五”末，逐步建立起全院档案信息数据库；全面开展网上查询档案信息服务；建立起档案信息化标准体系和安全保障体系；建立起较强的档案信息管理人才队伍；完成电子文件中心建设；力争室藏档案数字化。三、工作任务（一）档案信息化基础

3、设施建设1、全面推进全院各档案管理相关部门计算机和网络技术应用水平，使全院立档单位应用计算机管理档案的普及率达到100％，计算机及配套设施逐步统一。2、要完成内部档案局域网建设，实现与黑河学院校园网联通，力争与市电子政务外网（政务办公网络平台）联通。3、全院各系（中心）、各有关部门都要把档案信息化建设纳入本系（中心）、本部门的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。（二）档案信息资源建设1、目录中心建设（1）加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。学院档案科

4、要在两年内完成馆藏案卷级目录录入，5年内完成档案文件级目录录入，尽快实现全部馆藏档案目录计算机检索。（2）规范档案移交程序。全院各档案管理相关部门在向学院档案室移交档案时，必须同时移交高校档案管理统一推广使用的“南大之星”档案管理软件生成的机读文件数据库。2、全文数据库建设（1）积极推进档案全文数据库建设。学院档案室要从馆藏珍贵档案入手，开展档案数字化工作，对馆藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。（2）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术

5、方法，加强对学院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。（3）学院档案科要结合工作需要，在学校开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。全院立档单位在向档案室移交2008年以后档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。从2008年起，学院档案数字化加工工作争取纳入学院目标管理，分步实施，逐步完成

6、。学院档案科应积极采取措施，有计划、有步骤地对馆藏的档案资料进行数字化技术处理，力争在“十一五”期间完成任务。（三）档案管理应用系统建设档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。1、进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。从2008年起，全院各部门要统一使用“南大之星”档案管理软件系统，适应高校档案信息化发展的要求，保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。2、加强档案信息建库入网工作。学院档案室要按照市档案局的要求，把档案数据库作为学院重要信息资源，纳入全院电子政务的总体格

7、局中，逐步构建黑河学院档案文献数据库。3、充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向全院师生提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。4、积极促进全院档案信息资源共享。以学院档案网站为主体，利用全院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。四、主要保障措施（一）加强领导，完善制度成立由孙先民为组长、孙作勤、杨宏、宋立权为副组长、党政办公室、组织部、宣传部、学工部、监察审计处、财务处、人事处、保卫处、外事处、总务处、基建办、教务处、科研处、网络中心、继续教育学院（电大）