现代企业管理-行政办公管理

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1、第三篇　行政办公管理496第一章公司文件管理规定一、目的作用公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进公司各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。二、管理职责公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强对本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节中的管理程序。并对各职能部门文件管理工作进行指导和工作检查。三、文件立卷归档管理秘书部门对公司文件的立卷

2、归档，应按照以下程序做好工作：1、收集立卷文书材料：应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要留好底稿和正本。2、做好立卷类目的分类按照不同文件的性质分成若干类别，如类政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的整理和保管。3、拟定卷内文件保存价值按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限4、科学、合理地排列卷内文件应按照一定的规律排列卷内文件，使文件保持条理性，一般

3、要求是：(1)重要文件在前，次要文件在后；496(2)政策性文件在前，业务性文件在后；(3)综合性文件在前，专题性文件在后；(4)正文在前，专题性文件在后；(5)结论性文件在前，调研性文件在后。5、文件装订成案定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。6、文件移交归档文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。四、文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由

4、文秘人员负责，应做好以下方面工作：1、加强文件安全性的管理(1)文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。(2)文件应当有专人负责保管，文件存、取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。(3)应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。(4)主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。2、做好存放文件的分类工作(1)按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。(2)对分好

5、类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。(3)本单位发文的存档件和余存件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。3、做好文件的清退工作496(1)对按规定应办理清退的文件，秘书部门应制发《清退文件通知单》，并对应清退的文件加盖清退戳记。(2)清退的文件按时间要求可分为以下两种：a、随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及

6、有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。b、定期清退的文件。这类文件大多是上级机关关下发的文件，清退时间一般半年清退一次，也可年终一次性清退。(3)对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丢失和缺损。4、做好文件销毁工作(1)公司每年的年底对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作：a、上级下发的不需要归档立卷的文件；b、本机关制发的归档立卷后的余份；c、下级抄报的无存档价值的文件、材料；d、无归档立卷价值的内部刊物、资料；e、上级机关指定的需

7、销毁的文件。(2)对销毁文件，在清点时一般需要收发文记录簿上加盖“销毁”印戳，并将清缴出的销毁文件统一写在《销文登记表》上。(3)在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。(4)秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也应在销文登记表上签字。五、阅文管理根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。1、根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅文件的文秘人员(可兼职)，负责对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握

8、文件流向。(2)对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅完后把文件退回并注明。(3)阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人。(4)为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以提高文件办理效率。4962、文件的借阅管理(1)总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批