安钢办公自动化系统技术支持说明书

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1、安钢办公自动化系统技术支持说明书计量控制处信息化科OA项目组目录前言4一、安钢OA功能及技术支持范围41.1安钢OA主系统41.1.1流程事物41.1.2个人事务61.1.3日常办公61.1.4资源管理71.1.5系统管理81.1.6归档管理81.2安钢网站系统91.3安钢邮件系统101.3.1系统主要功能101.3.2邮件目录111.3.3邮件的查看与管理121.3.4写邮件131.3.5个人通讯录141.3.6公共通讯录151.3.7网盘151.3.8选项设定161.3.9邮箱设定171.4安钢即时通讯系统181.4.1个人信息区181.4.2左侧功能面板181.4

2、.3主菜单191.4.4联系人右键菜单191.4.5联系人面板201.4.6上侧功能区211.4.7多功能会话窗口211.4.8工作组221.5技术支持范围及问题咨询方式23二、安钢OA全面推广后可实现的效益23三、OA推广中的各方义务253.1办公自动化OA项目组253.2各单位OA二级管理员253.3各单位公文处理人员253.4一般用户26前言安钢办公自动化系统（OA），是建立在网络基础之上，实现办公流程和知识管理自动化，提高办公效率的信息系统。它是企业通讯和信息发布的平台，是无纸化和移动办公的平台，也是企业信息集成和知识管理的平台。充分而科学地利用办公自动化系统，

3、可以大大提高工作效率，降低办公成本。为配合安钢办公自动化系统的普及推广，OA项目组进行了若干准备工作，例如本年9月份对十五家二级单位的走访、OA系列视频教程的录制等。如下对项目组提供的技术支持范围、OA推广中可能遇到的问题及处理意见、OA使用中涉及的各种角色及义务等关键问题进行了详细阐述。一、安钢OA功能及技术支持范围安钢OA系统主要涵盖4个子系统：安钢OA主系统、安钢网站系统、安钢即时通讯系统、安钢邮件系统，下面描述了四个系统可以实现的功能及项目组提供技术支持的范围，并给出了各个系统负责人的联系方式。1.1安钢OA主系统如下所述功能，根据角色不同，用户看到的具体内容将

4、有所区别，例如，“新建发文”与“新建收文”两个功能，只有各单位公文管理员可以看到，一般用户无法看到。1.1.1流程事物1.新建发文由各二级单位公文管理员使用，处理红头文件的发文流程。2.请示汇报用于下级向上级汇报、请示某一事项。1.收文管理由各二级单位公文管理员使用，处理收取的红头文件的过程。2.会议通知牵扯多部门的大型会议的通知的下发。3.会议纪要牵扯多部门的大型会议纪要的下发及归档。4.催查督办上级向下级、下级向上级针对某一事项进行督促。5.用章申请跨部门用章、使用公司印章的申请。6.信访流程党委工作部专用流程，实现安钢职工下级对上级的信访。7.文号管理对涉及收发文

5、流程中的大类及小类的新增和管理。8.接待流程公司办公室专用流程，用于日常接待来访人员任务的发起。9.分发群组公文管理中分发个人分组、分发公共分组的编辑、查询管理。10.新建收文由各二级单位公文管理员使用，处理红头文件的收文流程。1.1.2个人事务1.个人日程对未来要做的事情进行安排、提醒。2.个人日志主要是对已办理的工作进行记录，如周报，月度总结等。3.个人通迅录日常工作中常用联系人的添加。4.网络硬盘类似FTP，针对服务器上的相应路径授权，存放资源文件。5.个人信息个人基本资料、联系方式和系统登陆密码的编辑。6.收藏夹归类日常办公中涉及的网址及相关内容。7.流程常用人

6、可添加流程任务中经常使用到联系人的相关信息。1.1.3日常办公1.待办事宜管理已发起的流程事务，保证事宜的及时办理，实现了协同办公的高效率。2.日常接待管理公司办公室专用流程，对于日常接待的来访人员内容的查看及管理。3.会议通知列表用于查看自己已发起的会议通知的详细信息。1.公共通讯录对安钢部门通讯录、人员通讯录的查询。2.通知公告具有通知公告的发布、管理和查询等功能。3.已办事宜对已经在流程办理中的事务进行查看和管理。4.在线用户管理对在线用户的登录状态进行管理。1.1.4资源管理1.会议室管理会议室的使用申请、审批进行查询管理。2.车辆管理车辆使用申请，批准，预约情

7、况、维护费用等进行全面管理。3.图书管理图书资源的录入、借阅、历史记录查询等管理。4.非耗材管理非耗材信息的录入、维护、分类、购买申请及审批的管理、查询。5.耗材管理耗材信息的录入、领取方式、分类、购买申请及审批的管理、查询。6.仓库管理仓库信息的录入、详细信息的查询及管理。1.1.5系统管理1.部门管理部门录入信息的查询、修改。2.用户管理用户录入信息的查询、修改。3.系统参数系统配置相关信息的新增及查询。1.1.6归档管理1.发文归档对发文流程归档内容的详细信息进行管理。2.收文归档对收文流程归档内容的详细信息进行管理。3.请示汇报对