文秘、文员业务知识培训

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1、文秘、文员业务知识培训（一）文秘工作概论一、文秘工作的界定：文秘工作是领导的助手和参谋，在各级组织中起着承上启下、上传下达的作用。信息时代文秘是信息传递的重要环节，是数据的中继站和过滤器。二、文秘工作的原则：文秘工作的性质决定了其基本原则：１、迅速；　２、准确；３、保密。１、迅速：信息时代的市场经济中，时效性决定了信息的价值，迅速传递才能保证信息的价值；２、准确：现代社会信息泛滥，扑朔迷离，真假难辨。因而准确判断、传递是信息的生命；３、保密：独享迅速、准确的信息是作出正确决策的基础，这决定了文秘工作的保密性。三、文秘工作的作用：１、数据库———辅

2、助作用：日常工作特别是当领导决策时应迅速、准确地提供相关信息；２、过滤器———综合作用：一个单位或组织工作千头万绪，领导只能提纲挈领，纲举目张。为了将领导从无价值的日常事务纠缠中解放出来，文秘人员必须起到综合作用；３、减震器———缓冲作用：只要工作就必然会有冲突，矛盾的焦点往往产生于领导和被领导者之间，而领导和被领导者之间的文秘人员自然应起缓冲作用。４、打印机———固化作用：领导的指示和下级反映的情况往往是即时的、口头的。这便要求文秘人员有较高的文字水平和政策水平，将其固化——形成文字。５、接待室———服务作用：内部：对上保证领导精力充沛，工作不

3、受干扰，对下促进员工心情舒畅，专心工作；外部：得体得当的迎来送往。都要求文秘人员具有较高的服务意识和服务技能。　83四、文秘工作的类分：文秘工作似乎杂乱无章，但是类分起来不外乎人员流、文件流、物资流三大类。处理时只要按照哲学的时空原理类分清楚，自然有章可循。用时间上的急、中、缓；空间上的上、中、下将这三大流类分就可得以下公式：急+++上中（1）上急+++（2）中急+++（3）上中（4）下急+++（5）中中（6）下中（7）上缓（8）中缓（9）下缓人员流缓文件流急+++会议流中中物资流缓　　　　　　　　　　　　　　急+++　　　下中缓83文件审批、传

4、递一、公文的审核、审批（一）对公文审核的重点。１、是否需要行文，以什么名义行文。２、与已发的文件是否冲突。３、提出的要求、执行时间、措施是否明确具体，切实可行。４、文件在报批程序上是否妥当。５、文字叙述是否通顺、准确，有关数字是否已经核实。６、行文关系、公文格式是否符合规定。７、其它需审核的内容。（二）集团总部公文由上报部门负责人、分管副总审核后，报董事长或董事长授权人审批。（三）二级公司重要公文由二级公司总经理审核，集团相关中心负责人及分管副总审核后，报董事长或董事长授权人审批。（四）集团为统计数据或征询、查询一些问题发至二级公司的表格、函件等

5、及二级公司上报集团的各种公文，须经二级公司总经理审核、签字后办公室方可上报，由集团相关中心负责人、分管副总审批后转相应部门。（五）多部门联合行文，文号由主办部门编号，应由联合行文部门负责人分别审核后，经分管副总签批后报董事长或董事长授权人审批。二、文件的签发（一）文件必须有签发人署名，并由办公室盖章方可发送。盖章位置要适当，一般上不压正文，下压成文日期。83（一）集团下发二级公司的文件，由二级公司总经理签批并确定执行部门，及时分发，并对执行完成结果负责。三、公文传递（一）公文的传递由办公室专人负责，未经批准严禁将秘密文件带往公共场所或家中。（二）

6、文件的签收由各部门指定专人负责，签收范围有：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　１、行政事业单位、行业协会、相关企业送达的文件资料。２、内外电子邮件资料。３、其它单位或部门通过其它方式传递的文件资料。（三）登记、分送。１、与公司业务无直接关系的宣传资料、印刷资料等无需登记。２、其它来文资料须在文件资料登录表上登记（收文编号由各部门按流水号码一文一号编列）。３、收文经各部门负责人提出处

7、理意见，及时分送相关人员，不得积压延误。属急件的在接件后即时传送，违者按造成的影响及损失程度进行处罚。四、图例　83（一）二级公司上报文件传递程序　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二级公司部门负责人审核签批集团对口部门负责人审核签批公司总经理审核审批对口部门文员备案上报公司文员门备案上报分管副总秘书备案上报集团办内务组根据文件发放范围发　　放　　　　批复后由秘书备案后转董事长秘书备案审核后上报分管副总审核审批伟董事长审核

8、终签（二）集团各部门上报文件传递程序集团各中心室负责人审核签批集团办内务组根据文件发放范围发　　放董事长秘书备案审核后上报分管副总审核签