文件管理系统让企业实现有效的文件管理.docx

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1、文件管理系统让企业实现有效的文件管理如果一个企业的绝大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，文档丢失的风险是相当大的。企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏恶意删除、误删除等，都将会造成企业重要文档的永久丢失。所以文件管理对于企业来说是非常重要的，那么企业到底应该怎样进行文件管理呢?1、生成期文件的管理生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程：文件→文件套→

2、杂志匣→文件柜。2、保存期文件的管理有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立“保存中心”。3、文件的废弃保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一

3、下的方法进行：(1)、按文件进行废弃;(2)、按文件夹进行废弃;(3)、按项目进行废弃;(4)、按颜色进行废弃。随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。企业利用edoc2文件管理软件将会帮助企业快速时间文件的整合，edoc2ECM有如下特点：1、根据项目实际需求，为每个计划设计了三十多个元数据属性，详细定义了文档的计划提交时间、实际提交时间、所属项目、所属分类、计划和文档对应关系、文档所在位置等具体信息。2、通过表单填写元数据后提交文档计划，支持单个计划的提交，以及多个计

4、划的导入。3、此时具有权限的用户，可以通过上传相应的文档来关闭相应的计划任务。支持批量文档的上传。文档上传后能够通过计划中的元数据属性，将文档自动流转到相应目录中。4、通过文档动作计划定位到相应文档，选择相应文档生成外发链接给相应客户。5、项目结束时，产生最终项目文档报告、规整所涉及文档并收回权限。