01文件、记录格式及编号规则

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1、中粮生化能源(龙江)有限公司文件、记录格式及编号规定1目的对与管理体系有关文件的进行制定管理。2范围：适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。3职责：3.1各部门负责使用本文件。3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。4内容：4.1文件形式4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。4.1.2中间为文件的正式名称。4.1.3文件内容1目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。2范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。必要时还应说明不适用的范围和应用领域。3职责：哪些部门、岗位或人员对

2、贯彻执行该文件负有责任。4内容：该文件的执行过程。5记录：本文件涉及的记录。6相关文件：与该文件相关的文件。7外来文件：与该文件相关的外来文件。8附录：该文件具体需描述添加的内容。4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。版次用大写字母A,B,C,D等表示。修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。页数的表示形式为：第X页共X页。4.1.6按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由

3、谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行工作。必要时可先画出简单的程序流程图。编号IMS—03—QC—01版次/修订次数A/0发布/实施日期2010.12.01/2010.12.01第3页共3页中粮生化能源(龙江)有限公司流程图的符号按以下规定：表示各阶段性事件的起始。表示各阶段性事件或活动的叙述。表示必须做决定、检查或检验的过程。表示事件发生的顺序或方向是正向的走向。表示事件发生的顺序或方向是反向的走向。4.2记录形式4.2.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。4.2.2中间为记录的正式名称。4.2.3编号写

4、在表格上方，正式名称的下一行。4.2.4记录内容为适用于部门适用的填写内容。4.3文件格式4.3.1文件用纸采用A4打印纸。4.3.2竖版文件左边空白3cm宽，右边空白2cm宽，文件上面空白高1.5cm，下边空白高1.5cm。横版文件左边空白1.5cm宽，右边空白1.5cm宽，文件上面空白高3cm，下边空白高2cm。4.3.3文件正式名称用黑体小二号字加粗，标题用宋体小四号字加粗，无标号的正文起行空两格，用宋体小四号字，流程图用宋体五号字。表格内用宋体五号字。签字用宋体四号字加粗。页眉、页脚用宋体小五号字加粗。4.3.4正文为1.5倍

5、行距，表格为单倍行距。4.3.5流程4.4文件编号方式文件名称编号方法部门代码手册文件IMS—01—XX(序号)人力资源部—HR，行政部—AM，财务部—FN，审计—IS，品控部—QC，采购部—PUR，储运部—LOG，安全环保部—HSE，生产技术部—PT，淀粉车间—PDS1，味精车间—PDS2，成品车间—PDS3，公用工程车间—PES程序文件IMS—02—XX(部门)—XX(序号)操作文件IMS—03—XX(部门)—XX(序号)记录文件IMS—04—XX(部门)—XX(文件序号)—XX(序号)注解：IMS为整合管理体系。编号IMS—03

6、—QC—01版次/修订次数A/0发布/实施日期2010.12.01/2010.12.01第3页共3页中粮生化能源(龙江)有限公司IMS—04—QC—02—02代表的是记录文件，品控部第二个程序的第二个记录文件。5.记录：无6.相关文件：文件编号文件名称管理责任者备注IMS—02—QC—01文件控制程序品控部IMS—02—QC—02记录控制程序品控部7.外来文件：无8.附录无批准:日期:审核:制定:编号IMS—03—QC—01版次/修订次数A/0发布/实施日期2010.12.01/2010.12.01第3页共3页