新时期档案的数字化管理

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1、新时期档案的数字化管理　　摘要：二十一世纪是数字信息时代，各种企事业部门的档案部门也必须顺应科技的发展，改进传统的管理系统，对档案进行数字化管理。通过数字化管理可以使档案的保存和调用分析更加简洁准确，为企事业的发展进步提供有力的保障。本文就对新时期下档案管理的数字化的意义展开讨论，分析如何推进这一进程。　　关键字：新时期；档案管理；数字化　　伴随着科技的进步，尤其是以计算机技术为核心的信息技术的发展，传统的档案管理正面临着严峻的挑战。我国的档案管理还大多采用传统模式，这相对于发达国家还有着很大差距，已经严重影响了我国现代化建设的步伐。所以，国家档案局在“十五

2、”计划中把数字化档案管理作为我国档案管理的发展目标。　　一、什么是档案的数字化管理　　数字化档案信息是由当今快速发展的计算机网络，数据库和各种其他多媒体技术相结合而产生出的一种全新的档案信息形式，这种信息形式把原本在不同储存载体和储存地点的信息资源加以整合，转化为数字信息的形式进行储存。这些数字信息可以通过网络互相关联并集中管理查询，方便利用分析，从而实现了信息资源的共享。　　二、档案信息数字化管理的优势　　2.1可以提高企事业的经济效益　　随着社会经济的不断进步，传统的档案管理方式已经不足以处理当今企事业部门日益庞大的信息量，以往的对策是不断增加档案部门工

3、作人员，这给整个单位带来了更大的压力。新的数字化管理模式变传统的纸质载体的档案信息为可以在计算机读取的垫子数字档案，这在节约信息管理费用和物理空间的同时，也方便了信息的查阅和利用，对于人力物力的节省都有很大的帮助。　　2.2有效提升办公效率　　档案管理的数字化可以令资料及时归档，能够在短时间内被提供利用。比如当今企事业单位的人事档案管理往往对象繁多，且流动性较强，包括职工统计、人员调动等数据，这些数据不但比较庞杂，而且不断变动，传统的档案管理方式很难及时准确地归档利用，但伴随着计算机和网络技术发展产生的数字化管理却能及时有效的对这些信息加以记录，而且查询的过

4、程也变得更加简单方便。再加上通过网络彼此联系实现资源共享，信息资料的数字化提高管理上的安全系数和保持的长久性，可以说数字化档案管理给以往的办公方式带来了巨大的变革和解放。　　三、档案管理数字化所面临的主要问题　　在我国，由于目前档案的数字化管理才刚刚起步，而且相应的技术和硬件设施还很不完善，档案管理的数字化还面临着许多问题，总结起来主要有以下几点。　　3.1档案管理与办公自动化系统不兼容。　　据悉，目前有相当一部分的企事业单位以采用以计算机网络技术为核心的自动化办公系统。这种办公系统一般使用本单位或者上级的主管部门研发的软件，而本单位的档案管理部门却使用档案

5、行政管理部门为实现数字化和标准化而推广的现代化档案管理的软件。由于设计部门不一样，这两套软件难以实现数据的相互转换和电子文档的归档，从而为原始数据的采集和记录造成困难。　　3.2电子文件存在不安全因素。　　电子文件在具有操作简洁，传递迅速，节省存储空间等优点的同时，也会有很多的不安全因素。比如过于依赖软硬件设备，容易发生被篡改，数据丢失以及遭受病毒侵害等情况。这些问题给电子文档的安全管理和长期存储带来了很大影响。　　3.3档案数字后利用率过低。　　尽管自动化办公系统已经被推行了一段时间，但还有很多企事业单位没有树立电子文件管理意识，管理工作者还保持原有的观念

6、和管理模式，文档的检索调阅都靠人工进行，不能充分发挥计算机的作用，而仅仅用其进行文字录人，编辑以及打印工作。工作人员只能利用眼前有限的档案，忽略了网络传递方法的使用，不仅浪费人力物力，还令现代化的电子文档管理得不到合理的开发利用。对以上问题进行总结分析，会发现问题的主要根源在于以下几个方面：a.没有标准的信息化网络平台，不能形成统一的数据库系统以及信息共享机制；b.是各部门之间缺乏系统上的统一管理，不能进行有效的信息资源共享，缺乏电子数字管理的意识；c.对电子文件的管理缺乏健全规范的制度，存在安全性上的隐患。　　四、如何加快推动档案管理数字化的进程　　针对企

7、事业部门档案管理数字化进程中存在的各种问题，需制定相应对策加以解决，否则不但会阻碍办公自动化的进展和深化，还会令电子文档遭受不必要的损失。所以，在推动档案管理数字化过程中，必须注意以下几个方面：　　4.1建设统一系统使信息共享。　　档案数字化的建设是一项系统工程，它包括总体设计，软件开发，档案整理，文件录入，系统管理备份，查询管理以及安全措施等等软硬件结合的系统。由于企事业单位各部门日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人和管理，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当

8、的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资