业务机能展开及其改善

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1、业务机能展开及其改善　　「业务机能」，即为达成「业务」之目的与目标所需要的功能。　　为了达成企业的目的与目标，而将其所需的业务一一找出，并加以检讨找出「最简单」又「省时省物料省资源省人力」的方法，然后「有系统的组织起来」，让其一旦运作就可「发挥功能」的方法，称为「业务机能展开」。　　业务机能展开是一种工具、方法，焦点在于改造业务及其流程，目的是要更精实、更有效、更简单、更快速，不但不会出错或舞弊，作业又品质好、成本低、交期准、效率高、士气旺。■稽核刘奕钟一、何谓业务机能　　「业务」，即经营管理有关的「事项」或营运的「作

2、业」，在上一期月刊已经加以说明和定义了。广义的业务，包含「企业的目的与利基、贩卖何种产品或服务、市场与顾客、利润或特点、利弊优劣、机会与风险、目标与策略、如何生产、如何行销与营运、绩效或成果考评、企业诊断、分析及改造等」的营运「工作」。　　「业务机能」，即为达成「业务」之目的与目标所需要的功能。例如，为了销售产品，所需的功能至少有1)市场调查及行销研究、2)产品与包装的设计规划、3)销售通路与与促销活动、4)价格与行销策略、5)产销配合计划、6)配送及运输仓储计划、7)客户服务计划，以及8)申购、9)收款付款、10)授

3、信管制、11)帐务及成本会计、12)营业管理及统计分析等12项。如果是「生产产品」的「业务」，其所需之功能至少有：1)生产设计与管理、2)物料采购、3)仓储及运输、4)加工制造、5)机械设备设计、采购、安装、试车及工程、6)保养维护、7)品质管理、8)工业安全卫生与环保、9)产品及生产技术之管理及改进、10)工业工程等基本作业功能。　　无论销售或生产，如营业规模够大，通常需以公司方式运作，如此就需要其它如：1)行政管理(含出纳、人事、福利及总务，2)财务管理(含筹款理财、资金调度、股票及税务)的功能。若公司上市或上柜，

4、则需要3)稽核、4)股务作业。其它功能如：5)企划、6)法务、7)工业工程等的业务，则需视公司业务所涉及的程度、作业的复杂度、管理的特性、整合的需要….等而设立。当然，为了总管全公司的经营、发号施令的总经理是必要的，代表公司及负责重大决策的董事长当然当然不可或缺。　　但是，相反的，若作业所发出之功能或结果不能达企业的目的与目标者，或不需用到，此种就「不必是需要的」「业务机能」。这是非常重要的评断与参考标准。二、何谓业务机能展开　　为了达成企业的目的与目标，而将其所需的业务一一找出，并加以检讨找出「最简单」又「省时省物料

5、省资源省人力」的方法，然后「有系统的组织起来」，让其一旦运作就可「发挥功能」的方法，称为「业务机能展开」。故业务机能展开必包含1)「机能发觉与定义」、2)「流程与工具分析」、3)「作业品质精炼」、4)「流程改造与精练」、5)「系统组织与整合」、6)「检讨改进」、7)「发挥功能之验证」等「步骤」的作业。三、业务机能展开的注意要点1.掌握目的与目标　　企业不是政府机关或慈善事业，企业的第一目的就是为了营利，所以，它的业务就以「营利」为中心目标来设计、检讨。2.公司间差异折价　　业务机能展开最好用一组人员以脑力激荡的方法，或

6、用KJ法、系统图法、关连图法等来制作。例如系统图法，思考过程十分简单：3.善用「机能展开表」　　然后再加以有系统有层次的整理成展开表，以下就是一个公司的初稿(未完整)的例子。4.没有必要的作业(机能)决不要列入　　下表之主要的机能有十一项，经过一、二次展开(如表)，可能尚有遗漏之处，不过没有必要的作业(机能)决不要列入。事后也必需一再检讨适时修正才可。做好的新表最好与旧的(组织)功能加以对照，以发觉是否遗漏或发觉不必要的功能，更可发觉企业是否生病，以便加以改善。5.必需经过「精炼」过程　　由于时间、背景、工具、管理思想

7、的变迁，理论上所需的「作业」可能与实际不符了。其次，别人可能有更好、更进步的「方法」，所以不要自几认为自己最行，一定要虚心求教求证。即使经过此一「找寻更好的」之过程，也不要自满，必需自我再精炼才行。6.不要忘记先作「流程与工具分析」　　功能是因作业产生的，但是作业的品质、交期、效率及成本等都是与流程及工具息息相关的。既然要最好的效率与效益，决不能不分析流程与工具。7.不可忘记系统整合　　流程分析、改造时，往往是从一个Sub-system或更小的范围着手，且可能用不同的小组及不同的成员，因此免不了一件事用了各不相同的名词

8、、定义、或不同的方法为之，也可能发生不同小组设计的各个Sub-system不能相密合，所以最后一定要整合起来才行。T公司业务机能展开表(初稿、未完全表达、尚需精炼)四、业务机能分析的步骤1.决定必要的作业功能(精炼一)　　业务功能虽可分为主体的和支持性的两类，但都应是必要的功能，没有必要的功能就可以删除。但是什么是「必要」，什么是