第4章 办公中的数据处理应用实例

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1、第4章办公中的数据处理应用实例《办公自动化实例教程》本章目录4.1数据的输入与编辑4.2公式与函数的应用4.3数据的排序与筛选4.4数据图表的制作4.5数据汇总与透视分析4.1数据的输入与编辑4.1.1常见类型数据的输入要点14.1.2几种常用的快捷数据输入方法24.1.3对输入数据进行有效性审核34.1.4下拉式列表选择输入的设计4《办公自动化实例教程》4.1.5选择型粘贴的操作与应用54.1.1常见类型数据的输入要点1．数字的输入对身份证号、电话区号、邮政编码等不参与运算的数字，为保持其原貌，要设置为文本型数据输入。2．文本的输入如果需

2、要在某个单元格中显示多行文本，可以将光标移到需换行的位置，然后按下组合键，即可实现强制换行；另外，先选中单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”项，最后在弹出的“设置单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，可以实现单元格中文本的自动换行显示。《办公自动化实例教程》4.1.1常见类型数据的输入要点3．日期和时间的输入日期输入格式可为“年/月/日”、“年-月-日”、“月/日”、“月-日”，其中年还可省略世纪位。4．分数的输入对于分数，在输入可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数

3、字“0”和空格。5．特殊符号的输入特殊符号（如※，◎等）的输入有两种方法，一是运行“插入”→“文本”→“符号”命令，从打开的“符号”对话框中选择输入，如图4-1所示；二是运行“插入”→“特殊符号”→“符号”中选择输入，或者单击其中的“更多”按钮，打开如图4-2所示的“插入特殊符号”对话框，从中根据需要切换不同的选项卡，并可以方便地选择需要的符号。《办公自动化实例教程》4.1.1常见类型数据的输入要点《办公自动化实例教程》图4-1“符号”对话框4.1.1常见类型数据的输入要点《办公自动化实例教程》图4-2“插入特殊符号”对话框4.1.2几种常

4、用的快捷数据输入方法1.建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速录入2.带零和小数位数据的快捷输入3.有一定规律数据的序列输入方法《办公自动化实例教程》拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据4.1.3对输入数据进行有效性审核【例4-4】如图4-3所示，为灵锐科茂公司销售人员的信息表。根据公司薪酬政策，基本底薪应在2000元～5000元之间。为防止数据输入错误，需为其设置输入有效性条件。《办公自动化实例教程》图4-3需要设置“数据有效性”的数据表格下面以该项设置为例，详细介绍“数据有效性”的设置方法。

5、具体步骤如下：（1）选择需要输入基本工资数据的区域。4.1.3对输入数据进行有效性审核（2）单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令下面的箭头，从出现的下拉菜单中，选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，如图4-4所示。《办公自动化实例教程》图4-4设置有效性条件4.1.3对输入数据进行有效性审核（3）在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表选择“小数”，“数据”下拉列表中选择“介于”，“最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和“5000”。（4）在“输入信息”选项卡中，“标题”下的文本框输入“请输入底薪”，在“输入信息”下

6、的文本框中，输入“请输入该人员的基本底薪(2000-5000之间)”，“选定单元格时显示输入信息”复选框保持默认的选中状态。（5）在“出错警告”选项卡中，“样式”下拉列表框选择“停止”，“标题”下的文本框中输入“数据错误”，在“错误信息”下的文本框中，输入“底薪数据超过可能《办公自动化实例教程》4.1.3对输入数据进行有效性审核范围,请核对!”。（6）在“输入法模式”选项卡中，“模式”下拉列表框中，选择“关闭（英文模式）”。这个设置是在输入数字时，自动关闭中文输入方法。（7）最后单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框即可。《办公自动化实

7、例教程》4.1.4下拉式列表选择输入的设计所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选择输入。本节介绍利用数据有效性创建下拉式选择列表的方法。这种方法，其实通过利用“数据有效性”的“序列”设置来达到建立下拉列表的目的。《办公自动化实例教程》4.1.5选择型粘贴的操作与应用大家对“粘贴”都很熟悉，但对于“选择性粘贴”，可能容易忽视对其的应用。所谓“选择性粘贴”，就是指把剪贴板中从其他位置复制过来的内容，按照操作者指定的粘贴要求和规则，将其粘贴到目的工作表中的指定位置；而“粘贴”操作只是原样不动

8、地将在源位置复制的内容，粘贴到目的工作表中的指定位置。《办公自动化实例教程》4.1.5选择型粘贴的操作与应用选择型粘贴的典型应用:1．复制公式的计算结果2．利用选择性粘贴进行数据