公文培训一：常用公文的写法及注意事项

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1、常用公文的写法及注意事项一、常用上行文种的写法及注意事项公务文书中的上行文，从单一角度看，主要是“报告”“请示”两个文种。“意见”这个文种，是一个具有多重行文方向的文种，它既可以上行，又可下行，还可平行。本章中仅对在日常工作中常见的“请示”“报告”进行分析指导。（一）“请示”的写作技法“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。它虽与“意见”（上行的）“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。“请示”与上行文的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题

2、，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着统一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，也就是通常所说的“软件”。“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直

3、接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项，按分公司规定，拟写请示前的事由须征得上级有关部门或领导的同意，原则通过后，方可正式行文；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。1.“请示”的结构与写法请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。（1）标题。主要是写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字。例如：《关于开立银行账户的请示》《关于提供借款担保的请示》《关于×××风电场工程开工的请示》等。（2）正文。一般分作两大部分：第一大部分，

4、写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。例如：××××公司报送给分公司本部的《关于解决××××公司所属各单位融资困难的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：“受国家逐步收紧货币政策的影响，××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势，具体表现……。鉴于以上严峻形势，为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应，特对有关问题请示如下：……”。这段文字，属于“请示”的撮要，交代了请示的依据，即“受国家逐步收紧货币政策的影响”；讲明了请示的缘由，即

5、“××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势”；明确了请示的目的，即“为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应”。然后通过一个过渡句“特对有关问题请示如下”转入第二部分。第二部分，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。（3）结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否，请批示”。要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。2.“请

6、示”写作要点提示（1）要准确理解“请示”的行文对象。“请示”的行文对象必须是自己的上级机关，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。（2）要把握“请示”的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大部分组成。“请示”的结尾用语，按照分公司规定，通常是写“妥否，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”等。（3）坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上

7、级机关及时、专一地进行处理；请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应将有权批准该问题的单位列为主送，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。（二）“报告”的写作技法“报告”是党和国家行政机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议

8、，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。1.“报告”的结构与写法由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就分公司日常工作中上报频率较高的报告类型进行介绍。（1）专题性报告。专题性报告的内容结构一般由标题、正文及结尾组成。标题要明确反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如：《关于取消脱硫旁路及增设SCR脱硝装置情况的报告》《关于