pr-001文件控制管理程序

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1、嘉诠精密五金电子(苏州)有限公司制订部门制订日期文件控制管理程序文件编号文件版次文管中心2004.11.15PR-001A01.0目的对本公司所有与质量管理体系及环境体系有关的文件进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本。2.0适用范围适用于与质量体系及环境体系有关的文件的控制3.0定义3.1本程序所包括之品质/环境管理系统各阶管制编号文件如下:3.1.1一阶文件:管理手册（ISO-9001品质手册/ISO-14000环境手册）。3.1.2二阶文件:程序文件（依ISO-9001品质手册及ISO-14000环境手册内所订定的各项

2、程序）。3.1.3三阶文件:作业标准﹑检验标准及管理办法等。3.1.4四阶文件:表单记录（检验记录﹑试验报告等）。3.1.5外来文件:包括来自顾客的文件(程序文件﹑包装规范﹑图纸﹑规范和标准﹑交付计划)﹑来自标准化组织的文件(国家和国际的抽样标准以及过程和质量体系标准)和相关法律法规等。3.2管制性文件:由文管中心(DCC)所管制之文件,必须依规定发行并随时保持最新版次。4.0权责4.1文管中心:负责所有品质/环境文件与资料的保存﹑分发﹑回收﹑归档与销毁。4.2相关部门:负责文件与资料之执行保管。各类文件的制订﹑审查﹑核准﹑分发

3、及管制,各单位依《文件控制权责区分表》(附件一)规划之权责区分执行。5.0内容5.1文件控制流程图:(附件二)5.2文件架构:管理手册程序文件作业标准表单记录5.3文件编码:本公司的文件一律按下列编码方式编码(除图面、技朮文件外)5.3.1管理手册编码方式QM-XX:管理手册XX:依品质手册/环境手册纲要定义之序列号码标示,由00~99。5.3.2程序文件编码方式XX-XXX流水号(001-999)文件阶层代码(程序文件代码为PR)第6页嘉诠精密五金电子(苏州)有限公司制订部门制订日期文件控制管理程序文件编号文件版次文管中心20

4、04.11.15PR-001A05.3.3作业标准编码方式XX-XXX-XXXX流水号（0001-9999）部门代码文件阶层代码（三阶文件代码为WI）5.3.4四阶表单编码方式XX-XXX-XXXXX版本号流水号（001-999）部门代码文件阶层代码（四阶表单代码为QR）5.3.5外部文件编码方式XXX-XX-XXX流水号（001-999）来源单位代码文件阶层代码（外来文件代码为OUT）5.3.6本公司部门代码如下:总经理室（包含文管中心，财务，稽核室）:DCC；管理部：ADM；品保部：QAD；业务部：SLS；开发部：RND；制

5、造部：MFG5.4文件的标识文件分“受控”和“非受控”两种状态。“受控”本封面盖有“文件管制章”,“非受控”经管理代表批准后发放,在封面上不做任何标识。5.5文件版别规定5.5.1文件新版为A0,改版一次为A1,二次为A2,修订版本至A4后为B0版,依此类推。5.6文件的编写5.6.1品质/环境方针和品质/环境目标规定﹑管理手册和程序文件由管理代表组织编写。5.6.2开发部负责编写技朮文件,包括作业标准﹑技朮图纸﹑工程文件等。5.6.3其它各阶文件由各相关部门负责编写。5.7文件的审批5.7.1文件的审批按照《文件控制权责区分表

6、》(附件一)执行。5.8文件发行5.8.1品质/环境方针和目标规定的发放范围是公司全体员工；管理手册﹑程序文件、作业标准、四阶表单发放各相关部门。5.8.2发行文件必须由文管中心在文件封面及各页上盖上“文件发行章”（含日期）,以证明其有效性,各单位不得自行复印文件。5.8.3ISO相关文件如需送客户,不准备回收时,则盖上“参考文件”章,并在《文件分发/签收/回收记录表》记录。5.8.4文管中心在文件发行前应及时登录于《原案文件管理汇总表》。5.8.5文件使用和保管部门应妥善保管文件以确保文件保持清晰,易于识别。5.9文件的修订第

7、6页嘉诠精密五金电子(苏州)有限公司制订部门制订日期文件控制管理程序文件编号文件版次文管中心2004.11.15PR-001A05.9.1文件需要修订时,申请人需填写《文件制订、修订、废止申请单》,经权责主管签核后方可交于文管中心修订。发行时将封面及变更页同时发放至相关部门，并将旧原文件收回盖“作废”章,并予以销毁。文管中心原案文件盖“参考文件”章后予以保存。5.9.2文件修订时用下划线注明修订标记。5.10文件补发5.10.1当需使用文件的人员未领到文件时不得随意借用其它人的文件复印,应填写《文件申请单》,经本部门负责人及管理

8、代表批准,到文管中心办理补发手续,公司内部不能使用未加盖“文件发行章”的复印件,一经发现立即由文管中心收回销毁。5.10.2文件破损严重,影响使用时,应由文管中心办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的发行日期沿用原文件发行日期,文管中心将破损文件销毁。