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1、浅谈电算化条件下的内部会计控制 【摘要】本文围绕电算化条件下的内部会计控制问题,在分析会计电算化对企业内部控制影响的基础上,研究了当前会计电算化中存在的主要问题,并提出了电算化系统内部控制的若干举措。 【关键词】电算化;内部控制;会计 一、引言 会计电算化进一步向深层次的发展,给企事业单位带来巨大效益的同时,也给企事业单位的内部控制带来更严峻的考验。财政部颁布的《内部会计规范——基本规范(试行)》中指出:“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。”单位在建
2、立了电算化会计系统后,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化:一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错;另一方面,任何计算机系统都不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,应顺应会计电算化的发展潮流,建立和完善内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,确保财产的安全,为单位的经营决策提供完整的信息,创造更高的效益。因此,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。 二、会计电算化对企业内部控制的影响 内部控制是企业在会
3、计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各种规章制度、管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为显著。主要表现在以下几个方面: (一)控制方式发生变化,由单一制度控制转为程序控制和制度控制 手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后,会计账务的集中化处理,使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的是
4、计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如昔日应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成,昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在集中在一个部门甚至一个人完成。会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的,由人员和计算机相结合来共同完成。 (二)控制对象发生变化,由对人的控制为主转变为对人、机控制为主4 手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情
5、况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录在纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。 (三)加大了控制舞弊、犯罪的难度 手工会计系统中,会出现由于会计
6、人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意识错误。会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。现实中,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。由于控制方法、对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适
7、应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。完善会计电算化内部控制的基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。 三、当前会计电算化中存在的主要问题 会计电算化的发展给内部控制带来了新的问题和挑战,主要表现在如下几个方面: (一)对财会软件的控制方面 对于软件本身,由于当前的财会软件都着重开发账务处理与报表管理,对于其它如成本核算、市场预测等功能,开发力度较小,使得在处理此类问题时,不能自动转换
8、数据格式直接使用基础数据,不能充分发挥它的管理功效和预测功能。可以说当前的许多软件只是减少了会计而已,并没有产生真正的经济效益和管理效益。另外,会计软件的修改必须经
