办公室事务和管理

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1、办公室事务和管理第一节办公环境的维护和管理◆维护责任区的整洁、有序◆识别工作场所和常用设备的隐患◆维护责任区的整洁、有序案例秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公

2、用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。一、经常清洁整理责任区（一）清洁本人的办公区1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；2、保持办公桌面清洁

3、、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人物品；3、电话按键和听筒应经常清洁消毒；4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好；5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围；2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐；3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具；4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。二、设备、物品放置适当，取用有序（一）本人经常使用的办公用

4、品和设备摆放有序，方便操作1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排；2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里；3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言；4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。（二）公用资源摆放有序，用后归位1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于他人再用；2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位；3

5、、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。4、接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。相关知识责任区域包括：1、个人工作区比如一名接待员所负责的接待区全部设施和设备，又比如一名秘书办公桌椅围绕的区域中地面、墙壁及家具和负责的所有电器设备。2、公用区域如你常使用的传真机，复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水桌等。3、由你辅助的上司的办公区域◆识别工作场所和常用设备的隐患案例1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放

6、了很多销售部的空纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全操作规程操作的后果是极危险的。当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！分析：保证办公场所和设备的安全是极为重要的，国

7、家《宪法》和《劳动法》中都规定了明确的条文，政府及各个组织也会制定一系列相关规定。为了维护好安全的工作环境，每一名秘书都要树立安全意识，做到：1、学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。2、上岗前了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织规章制度，并自觉地遵守执行。3、主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。4、发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。相