办公文档管理及软硬件维护管理制度

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1、*************有限公司***分公司******公司内部管理制度办公电脑文档管理及软硬件维护管理制度2012年5月修订版（内部资料·不得外传）*************有限公司***分公司目录一、目的二、适用范围三、权责四、名词解释五、内容六、其他七、附件：文件定时备份设置指南*************有限公司***分公司办公电脑文档管理及软硬件维护管理制度一、目的为了规范公司员工对办公电脑的操作和使用，确保电脑和网络系统的安全性和可靠性，进一步提高办公效率，特制定本制度。二、适用范围适用于*****有限公司（一下简称“******”）以及下属的各办事处联络处。三、权责1.本

2、制度的制定解释权属行政部。2.凡使用公司所属电脑、办公设备的员工及相关人员均有使用、维护的权力和义务。3.本制度自下发之日期开始执行。四、名词解释1.周边及外部设备：泛指计算机及网络基本配置外的附属设备，如光驱、打印机、扫描仪、调制解调器（MODEM）、UPS电源等。2.软件：指Windows、WPSOffice、MicrosoftOffice等电脑系统中的运行程序、文字处理、信息统计、财务处理等日常办公软件。3.硬件：指电脑显示器、键盘、鼠标以及主机箱和机箱内的各配件。五、内容（一）电脑文档管理1.电脑使用人员不得将工作文档放置在电脑桌面或者“我的文档”*************有限

3、公司***分公司中（不能放置在电脑C盘），防止因静电、断电、短路及非法操作导致系统损坏带来的文件资料的丢失。指导措施：在C盘以外的盘符建立自己的文件夹，并在桌面上建立此文件夹的快捷方式，即可在桌面上直接打开，又可妥善保存文件资料。1.要求电脑桌面的临时文件一周内做一次归档，将文件分门别类的存放至C盘以外的文件夹内，避免系统故障造成的丢失。2.电脑使用人员应将电脑设置个人开机密码和屏保密码，并将屏保密码响应时间设置在1-5分钟，避免个人文件资料的泄露。3.为了避免在处理WPS或MicrosoftOffice软件过程中，发生断电、死机、系统故障等意外带来的文件和数据的丢失，应设置“定时备份

4、时间”（设置方法见附件）一项，备份间隔时间建议在5-10分钟。4.公司涉及营销计划、财务报表、统计数据、人事资料等重要文件的需每季度至一年备份一次；如有必要，重要文件需刻录成光盘，或存贮至专用的移动硬盘中，永久保存。（一）软件的使用和维护1.每台电脑必须安装杀毒软件、木马防护软件（不允许同时安装两种不同品牌的软件），使用外来光盘、U盘前应先杀毒后运行打开，每周至少对电脑进行一次全盘杀毒，每月最少一次对电脑进行漏洞的修复、木马的清除、插件的清理、沉积垃圾和上网痕迹的清理工作。2.*************有限公司***分公司不得利用网络查看、复制和传播封建迷信、淫秽色情、暴力恐怖和教唆犯

5、罪等违法内容。如有违反此项规定者扣除当月KPI总分10分/次，情节严重者送司法机关处理。1.禁止在工作时间内利用电脑做与工作无关的事情，包括玩游戏、看电影等。违反此项者第一次扣除KPI总分2分，第二次扣除5分，情节严重者同时取消当季度评优资格。2.为了节省网络宽带和防止电脑病毒，未经允许不得在网络上下载音乐、电影、视频或影视剧，不得用BT和电驴软件下载；为提高网络使用效率，大于10兆的文件及软件一律利用午休和下班时间上传和下载。3.发现电脑使用过程中，有异常情况或者软件异常提示，应及时通知电脑维护人员，及时纠正和解决问题，避免出现电脑故障。（一）硬件的使用和维护1.开关机：电脑及相关设

6、备的开机顺序为：先开显示器、打印机、扫描仪等外接设备，再开电脑主机；反之，关机顺序相反；不得强行对电脑主机强行关机；下班后应及时关闭电脑主机和显示器，并关闭电源。2.清洁：使用电脑的员工最少一周清扫一次电脑，保证电脑外观的清洁，尤其是键盘和鼠标，一周内最少清洁两次，避免细菌的滋生。(在清洁过程中小心显示屏）3.使用环境：*************有限公司***分公司保证电脑周围环境干燥清洁，不允许将影响电脑使用和电脑运行环境的物品放置在计算机周围，更不可把装水的容器放置于电脑及周边设备的2米以内；同时，电脑及相关设备需放置在平稳处，避免晃动和剧烈碰击对电脑主机中的硬盘造成严重损伤（硬盘

7、损伤将造成电脑系统无法运行和数据丢失）。1.设备插拔：电脑连接打印机、扫描仪、光驱等外接设备时，应关闭电源后在插拔外接设备。2.日常使用：日常电脑使用过程中，严禁用力拍打和敲击电脑主机及相关设备，如出现人为损坏，电脑使用人须照价赔偿。当使用人不使用电脑1小时以上时须关闭电源，如若违反此项，在当月KPI总分中按2分/小时进行扣分。3.故障处理：电脑发生故障时应尽快通知电脑维护人员，绝不允许私自打开电脑主机和相关设备的外壳擅自操作；未经行政部批准不