浅谈office中邮件合并功能在中职教务管理中的使用

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1、浅谈Office中邮件合并功能在中职教务管理中的使用北京市汽车工程学校　石朝丽　　摘要：中职教务管理事务繁杂，存在大量重复性工作，譬如每学期各种奖励证书的打印、学籍管理中学生信息的核对单打印等等。这些工作量大、格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写，文件如果一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。我们可以充分利用了Office中的邮件合并功能来解决这一问题。本文介绍了邮件合并的功能、操作方法和高级应用。 　　关键字：邮件合并　中职教务管理 　　中职教务管理事务繁杂，存在大量重复性工作，譬

2、如每学期各种奖励证书的打印、学籍管理中学生信息的核对单打印等等，这些工作量大、格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写，文件如果一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，就成了一件非常苦恼的事。当然我们也可以留出空儿来，打印完成后手工填写，只不过这样就显得有失水准了。那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能显现高超的文件编辑水平使得工作效率提高呢？我们可以充分利用了Office中的邮件合并功能。 　　一、Office中邮件合并功能的介绍 　　从名字上看邮件合并，好像发邮件才用得着，其实不然，它的主要作用

3、在于文件合并，就是先建立一个包含所有文件共有内容的主文档和一个包含变化信息的数据库，然后使用这个功能在主文档中插入变化的信息，形成一个合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，当然也可以以邮件形式发出去，这就要看个人的使用需求了。 　　在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的奖状等）和一个包括变化信息的数据源Excel（学生的获奖姓名、班级、奖学金等级等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。 　　邮件合并的应用领域有： 　　

4、1．批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来；　　2．批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变；　　3．批量打印请柬：同上2；　　4．批量打印工资条：从电子表格调用数据；　　5．批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息； 　　6．批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语；　　7．批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书； 　　8．批量打印准考证、班级课表、明信片、信封等

5、个人报表。 　　总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便地按一个记录一页的方式从Word中用邮件合并功能打印出来！ 　　二、教务管理中邮件合并的应用举例 　　利用Office邮件合并功能完成教务管理中经常使用的打印Excel数据，制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封、班级课表等，现在以学生获奖证书为例介绍Office中邮件合并的操作方法。 　　第一步：建立数据源。 　　这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MSSQLServer数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数

6、据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。 　　下图是一个Excel工作薄文件“奖学金名单．xls”，里面有一个工作表“获奖名单”，工作表里面有二十八条数据记录，我们的任务就是把这二十八条记录按照指定的模板打印成奖状。 图一 　　第二步：建立主文档。 　　在Word中建立一个主文档，就是奖状文件。只要我们在每份奖状需要填写班级、姓名、奖学金等级的地方留出空格就可以了（如图二）。 　　下图是一个主文档文件“奖学金奖状．doc”，就是奖状的大致样子。 图二 　　第三步：邮件合并 　　打开模板文件“奖学金奖状．doc”，从“工具”菜单中

7、依次选择“信函和邮件”>>“显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图三所示。 图三 　　下面，我们一步步进行操作。 　　1．设置数据源 　　点击邮件合并工具栏上“设置数据源”的按钮（图三中第二个），选择“奖学金名单．xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作表，选择工作表“获奖名单”，直接点击确定，完成数据源设置。 　　2．插入数据域 　　这里，以插入班级为例。 　　（1）将光标定位到要插入数据的地方（这里插入班级，就放在文档开头“班”之前）。 　　（2）点击邮件合并工具栏上“插