工商管理学院校庆接待保障工作方案

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1、工商管理学院校庆接待保障工作方案一．学院校庆办公室主要职责1.负责校友飞机场，火车场接送；2．负责校友到酒店和校内报道3.负责所有校友捐赠，礼品的接收，展示和管理4.负责校友（部分）的宾馆，酒店驻地服务5.负责校友参加重要活动（庆典大会，晚会等）的交通保障；6.负责校友参加学校活动的组织实施二．职责分工1.交通保障组2.酒店服务组3.场站接送组4.校内报道组5.应急保障组三．工作方案（一）交通保障方案1.职责服务(1)配合学校负责嘉宾贵宾及校友从飞机场，火车站到达学校或者入住酒店的接送(2)配合学校负责贵宾嘉宾及

2、校友从酒店到学校参加重大活动的接送(3)负责临时性的校友参与与校庆重大活动及工作人员用车的交通保障2.运力组织按校庆来校贵宾嘉宾，校友200人，需要乘座交通车的教职工80人，应急运力100人计算组织能力(1)联系第二公交公司确定车辆大客车2辆，机动备用。(2)配合学校做好运输调度工作。3.人员分工(1)总调度(2)教职工及工作人员专用车调度(3)机动车备用车调度4.工作措施(1)飞机场，火车站接送车安排从5月17日至22日，配合学校，根据我院贵宾嘉宾校友到达时间来确定接送，主以学校车辆安排为主(2)5月20日校庆

3、晚会车辆安排在日常交通班车的基础上，配合学校做好教职工车辆安排。(3)5月21日校庆庆典车安排1．配合学校做好贵宾嘉宾用考斯特接送，8：30从入住酒店出发，答谢午宴结束后原车返回。3．配合学校做好校友用车工作，用长运集团车接送，8：00酒店出发，答谢午宴结束后按校庆活动情况，返回宾馆，我院校友校外活动用车由所在班级辅导员老师联系确定，报学院校庆办公室备案。4．配合学校做好教职工用车服务。（4）特别措施1．及时和各班级联络人联系，掌握贵嘉宾校友的到达及参加重要活动的时间。2．加强与校车队和第二公交公司联系，协调车辆

4、。3．贵宾用车有特殊要求，需提前申请。4．要特别注意贵嘉宾及校友在答谢午宴后的返回工作，尤其是各班级安排的校外活动。5．进程安排（1）4月30前，签定租用协议，确定好2辆备用车辆。（2）5月中旬，对全体工作人员进行必要培训。6．应急预案（1）及时掌握用车信息（2）各工作人员相互帮助7．经费预算（1）大客车2辆，每辆每天1200元（2）其他（二）酒店服务方案1职责任务热情周到（1）负责贵嘉宾和校友入住（2）负责其报道（1）负责接收贵嘉宾的捐赠（2）负责会议资料，证件等发放（3）负责签到表和信息收集传递（4）负责贵嘉

5、宾返回组织（5）负责酒店服务2．酒店预定及物品匹配（1）酒店预定由学院安排校友入住桃都酒店和白云宾馆，共住114人。如不够，则统一安排到分别扬家平，大平7天酒店。（2）酒店报到处物品配备1．酒店大堂布置宣传标语2．签到桌3张等器具3．接收来宾捐赠需要的的东西（3）贵宾入住房间的物品配备欢迎牌，活动指南（4）备用物品1．备用金5000元到10000元2．入住酒店备干粮3．人员配备（1）校友入住酒店派1名学院副处级作为负责人，配备3名二级学院的工作人员，桃都和白云分别一名，1名财政人员，每个宾馆确定4名学生志愿者，共

6、12名。1．服务措施与工作流程（1）前期准备流程确认来宾名单，督促酒店检修房间设施，抽样房间，熟悉酒店环境，检查房间摆放（2）贵宾嘉宾报道流程办房卡，签字，收取身份证件，发放资料，送至房间，前台登记，送还身份证，接收捐赠手续，工作人员电脑录入。（3）校友报道入住提前安排房间，签到，捐赠，发证件，电脑录入，办入住手续，送至房间。（4）接受来宾捐赠、登记，捐赠，发捐赠证书（5）来宾参与校庆活动确认填写确认表，签到录入电脑，信息传递给综合组（6）贵宾嘉宾酒店用餐流程凭贵嘉宾证，就餐券就餐（7）来宾返回信息确认填返回信息

7、表，签到处工作人员录入电脑，传递信息给信息组（8）来宾用车服务1，贵宾嘉宾，工作人员向交通保障组汇报，安排车辆2，校友：二级学院向交通保障组汇报，安排车辆（1）来宾用餐通知人员用餐时间和地点，工作者短信提示（2）来宾返回票务联系票务公司定票，反馈情况，拿票送给嘉宾（3）来宾返回乘车组织收集来宾返程到达飞机场、火车站时间，提前1小时向车辆保障组提出申请，组织来宾上车（4）酒店就医服务向驻店医生报告来宾身体状况，根据情况通知120并立即到客人房间处置，若有需要陪同客人到医院就诊（5）来宾叫早服务及洗衣服务（必要时增加

8、）（6）接待要求与接待礼仪1，总体要求：树立“来宾满意，是对我服务接待工作的最高奖赏与评价”的思想2，着装要求：统一佩带校徽、工作牌，着装整洁大方得体（志愿者着志愿者服装）3，语言要求：统一使用普通话交流，语速适中，始终面带微笑；接听电话时言语文明、音调适中4，举止要求：始终保持饱满的精神状态，保持正确的站立、行走姿势，注意维护学校形象；始终保持昂扬的接待热情，耐心细致做