《秘书学概论》第三章 秘书机构

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1、第三章秘书机构本章要点与要求：了解秘书机构设置的原则和要求了解秘书机构的性质和地位掌握秘书机构的职能和任务。了解中国秘书工作的沿革2021/6/112第一节秘书机构的设置秘书机构也叫秘书部门、秘书工作机构，是指秘书工作所需要的组织形式。秘书机构的概念有广义和狭义两种解释：广义的秘书机构，是指各级负责综合工作的办公厅（室），包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调研等部门的统称。狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书机构，而只配备适量的秘

2、书工作人员以外，从中央到省、市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。2021/6/113第一节秘书机构的设置一、秘书机构设置的原则秘书机构以其特殊的作用，成为领导机关、企事业单位和社会团体中不可缺少的一个重要组织部分。但是，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、分工的内容以及管理的体制等都必须适应机关或单位秘书工作的实际需要，必须严格遵循一定的原则。（一）精简、合理、高效的原则（二）分工合理、职责分明的原则（三）灵活机动、适应领导原则2021/6/114第一节秘

3、书机构的设置二、秘书工作机构设置的群体要求任何组织机构都要靠人来运转，因此秘书工作机构的设置不能不考虑人员配备的问题。在设置秘书工作机构时，对秘书工作人员个人素质提出要求是必要的，但重主要的是要重视对秘书工作人员群体结构的优化。秘书工作机构设置对秘书群体提出的要求，主要有以下几点：第一，智能结构合理，能发挥互补功能。第二，年龄结构合理，能发挥“传、帮、带”功能。第三，性别结构合理，能提高整体效能。2021/6/115第一节秘书机构的设置三、秘书机构设置的现状（一）各级党政秘书机构的情况根据级别层次的不同，秘书

4、机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。１．中央机关的秘书机构中共中央和国务院均设办公厅，但略有区别。中共中央不设正副秘书长，而是在办公厅设正副主任；国务院则设正副秘书长，办公厅不设主任，由秘书长行使直接领导职权。2021/6/116第一节秘书机构的设置在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构，内部下设局级机构，局级

5、以下设处、室或科等。（见下图示）2021/6/117第一节秘书机构的设置中共中央办公厅秘书局机要局信访局警卫局机关事务管理局2021/6/118第一节秘书机构的设置所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。2021/6/119第一节秘书机构的设置２．省、市（地）县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副

6、主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一般设办公室，下面设科。市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公室设正副主任，室下设科。2021/6/1110第一节秘书机构的设置县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组。省、市、县级的人大、政协常委会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式，由秘书长或办公

7、室主任统辖下属各处或科，负责日常工作。2021/6/1111第一节秘书机构的设置３．基层单位的秘书机构基层单位的秘书机构通常只设办公室，下面不再设科或组，由办公室的人员大致分管某方面工作，有的只设专职或兼职秘书或文书人员。城市的街道办事处以及农村乡镇一般设办公室或秘书股，不设科或组，有的只设专职或兼职人员。由于乡镇一级机关的秘书工作不像大机关那样环节多、内容复杂，不需要下设分支机构，所以分工一般都不是很细致，秘书人员一个人往往要负责收发文件、保管印章、起草公文、安排会议、接待来访、处理电话等其中的多项工作，身

8、兼数职，大都是多面手。2021/6/1112第一节秘书机构的设置（二）行业秘书机构的情况根据秘书工作性质以及隶属机关或单位的不同，秘书工作机构可以分为党政机关的秘书工作机构、企业单位的秘书工作机构、教育科技系统的秘书工作机构、群众团体的秘书工作机构、临时性的秘书工作机构等几种类型。关于党政机关秘书工作机构前面已作说明，下面就其他几种来做介绍。2021/6/1113第一节秘书机构的设置1．企业单位的秘