识别与应对数字档案馆建设中的风险

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1、识别与应对数字档案馆建设中的风险●….●●●__._●,….●●●.t.●●●'●.,._●'_..-●●?.¨'●●●.t.'-●●.,●-●●....●●tt...●●'●.,●?....?●?.t.??●??._'-●?_...?●?....?●??.-??●-?..??●??...?●?..--'●??..'?●??..??●_?.-_?●?t.-'-.罾图圈固谶期赣鏖麟激耨黧麟啦毂撼黪"''''●'''.●'''''●'''''●''''.'●.''.'●''''●'''''..'●''''.●'

2、'●●'_''●''''_●'--...●'''''.●'"''●'….●'''.'口中山大学资讯管理学院詹晓琳摘要笔者将从档案机构内部和外部两个角度对数字档案馆建设存在的主要风险做识别分析,并相应地提出防范风险的应对策略,追求以最低成本收获最大的风险管理效益,进而保证数字档案馆建设的顺利进行.关键词数字档案馆风险识别应对随着现代信息技术的快速发展,社会信息化成为国家现代化建设的战略举措.2011年1月14日,国家档案局和中央档案馆印发的《全国档案事业发展"十二五"规划》提到,档案工作的主要目标之一是加快数

3、字档案馆建设,完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作,对电子档案进行安全有效的管理.由此可见,在全国档案信息化大潮中,数字档案馆的研究和建设成为了我国档案界关注的热点.我国档案界从2000年开始数字档案馆的建设,对其探索也不断深入,取得了一定的成就.然而,数字档案馆建设过程中存在着许多风险,要确保建设的顺利进行和最后的成功则有必要对其进行风险的识别,并在此基础上采取防范建设风险的应对策略.一,数字档案馆建设风险的识别数字档案馆建设风险的识别是指将数字档案馆建设项目中所有可能面临的风险系统地归类,并对每个风

4、险的特征进行分析,从而把握住有效控制这些风险的机会.下面笔者根据风险产生的来源及范围将数字档案馆建设存在的风险分成档案机构内部风险和外部风险两类进行研究.1.档案机构内部风险.档案机构内部风险源自于档案机构自身.与外部风险相比,档案机构内部风险一般更容易识别和管理,同时也对数字档案馆建设的开展有着直接,明显的影响.以下将从技术层面和非技术层面两个角度探讨档案机构内部风险.(1)非技术层面的风险.①意识风险.在建设数字档案馆的过程中,档案机构领导对项目风险管理重视力度不够,档案工作人员也缺乏相关学习与培训.风

5、险意识薄弱的他们容易忽视数字档案馆建设可能带来的风险问题.②规划风险.规划是指在对未来面临的问题进行思考和考量的基础上进行比较全面且长远的发展计划.数字档案馆建设是一项投资大,知识密集,耗时长且风险高的系统工程,需要结合实际进行科学地规划.但是,有些档案机构的出发点并不是为了促进档案事业的发展,也没有认真制订清晰的建设目标以及详细的进度计划或实施步骤.③管理风险.建设数字档案馆并不是简单地把传统档案馆搬到计算机系统中,而是对原来的业务流程进行重组和优化.然而,档案机构大都没有专门设立安全管理机构负责数字档案

6、馆建设.档案管理机构的不完善及其管理机制的不合理容易导致日常管理的混乱和管理水平的落后,甚至整个项目进度停滞不前.④人员风险.人对数字档案馆建设的认知和对其未来的估计直接影响到数字档案馆可能发生的风险.目前我国缺乏高素质和高业务水平的数字档案信息技术人才.有些档案内部员工会对数字档案馆系统进行人为攻击,职业道德的缺失会给数字档案馆带来一定损失.⑤经济风险.数字档案馆建设项目应用的高新技术和设备价格昂贵,需投入大量资金.专用系统的研发和馆藏档案资源的数字化还需投入一定的人力和财力.作为社会文化事业单位的档案部

7、门投入建设的资金有限,且存在投入与产出的极大反差.(2)技术层面的风险.当今日新月异的信息技术存在许多不确定因素,档案人员自身技术水平有限,档案机构在技术的引进和应用方面承担着一定风险.具体包括设备风险,如计算机,硬盘和光盘设备物理安全因可能发生的损坏或老化造成的风险,传输设备突然中断导致数据丢失或损坏的风险等;技术应用风险,如系统软件应用时因操作不当发生的软件故障或软件功能不完善造成的风险等;网络风险,如数字档案信息在通过内部网进行传输时遇到被窃取档案信息等造成的传输风险.2.档案机构外部风险.任何机构都

8、是在一定的社会环境和自然环境中运行的.那么,档案机构负责建设数字档案馆的过程中会受到以下两个方面的影响与制约.(1)社会环境带来的风险.社会环境为数字档案馆的建设提供了一个重要的背景舞台,直接影响着数字档案馆建设发展的步伐.首先,我国数字档案馆建设相对独立,与图书馆界和科技界等领域缺少交流与合作.仅凭档案机构自身努力不利于规模庞大的信息系统工程建设.而国外数字档案馆建设,如着名的美国电子文件档案馆项目(ERA)以