文件控制管理制度

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1、北瑞达电力自动化设备有限公司BEIRUIDAELECTRICAUTOMATICEQUIPMENTCO.,LTD文件控制管理制度北瑞达电力自动化设备有限公司文件控制管理制度1、目的为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。2、范围本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。3、职责3.1行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。3.2公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。3

2、.3各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。3.4管理者代表负责质量管理类文件的审核。3.5法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。3.6企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本制度的批准执行。4、定义4.1文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。4.2文件目录：指文件的内容简介。5、作业内容5.1文件的分类5.1.1管理制

3、度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控章。5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。5.1.5指

4、导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。5.1.7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。

5、5.1.9普通文件：由部门主管批准，由公司员工翻阅。5.2文件的编码和文字类型及文字格式5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部“SC”和市场部“SC”，则在市场部的前导面加上业务“YW”则市场部简称为“YWSC”。5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式：5.2.4A：公司简称B：编制部

6、门简称C：文件流水序号D：文件版本号（用1.0、1.1…等表示）5.2.5表单类文件编码格式：5.2.6A：公司简称或部门简称B：表格流水序号C：表格版本号（用1.0、1.0…等表示）表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称5.2.7公文行文编码格式：5.2.8A：为郑州市简称B：为公司简称C：为部门简称D、G：为编码统一格式固定字E：为文件编写年份F：为自然序列号5.2.9外来文件编码格式：5.2.10A：外来文件通用代码B：文件接收月份和日期C：文件流水序号5.3文字格式和类型5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体

7、加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。5.3.3表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。5.4文件发放程序及记录5.4.1文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。5.4.2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行，具体见文件评审、审核、批准及保存期限一览表。5.4.3文件评审

8、、审核、批