广州铭展提供参展准备工作倒计时的计划表

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1、参展展会准备工作倒计时的计划表（一）１２个月前（１）从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全·１２４·年展览计划；（２）与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；（３）选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；（４）了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。（二）９个月前（１）设计展览结构；（２）取得展览管理公司的设计批准；（３）选择并准备参展产品；（４）与国外潜在客户及目前顾客联络；（５）制作展览宣传册。（三）６个月前（１）以广告或邮件等进行推广活动；（２）确定旅行计划；

2、（３）支付展览场地及其他服务所须预先付款；（４）复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；（５）安排展览期间翻译员；（６）向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。（四）３个月前（１）继续追踪产品推广活动；（２）最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送给索取样品的客商；（３）将展位结构设计做最后的决定；（４）计划访客回应处理程序；（５）训练参展员工；（６）排定展览期间的约谈；（７）安排展览现场或场外的招待会；（８）购买外汇。（五）４天前（１）将运货文件、展览说明书及传单等额外影

3、印本放入公事包；（２）搭乘飞机至目的地。（六）３天前（１）抵达，饭店登记；（２）视查展览厅及场地；（３）咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；（４）指示运输承包商将物品运送至会场；（５）连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪；（６）与展览组织代表连络，告知通讯方法；（７）访问当地顾客。·１２５·（七）２天前（１）确定所有物品运送完成；（２）查看所订设备及所有用品的可得性及功能；（３）布置展位；（４）将所有活动节目做最后的决定。（八）１天前（１）将摊位架构、设备及用品做最后的检查；（２）将促销用品发送直接分配中心；（３）与公司参

4、展员工、翻译员等进行展览前最后简报。（九）展览期间（１）尽早到会场；（２）开展第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；（３）实地观察后尽早预约明年场地；（４）详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；（５）对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；（６）每日与员工进行简报；（７）每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。（十）展览结束（１）监督摊位拆除；（２）处理商机；（３）寄出感谢卡。（二）人员安排包括与会人员安排和展会工作人员安排两个

5、方面。１．与会人员安排估算参会人数，选择特邀嘉宾，并作出各类与会人员的活动、住宿、交通、游览等安排。２．展会工作人员安排如果展会策划者不担任该展会的项目经理，那么最重要的是尽早确定展会项目经理，并让其参与展会整体策划。对于一个经验丰富的项目经理来说，由他来指定下面各部门的负责人，并确定工作职责范围和各个部门员工人数是合适的。如果一时没有找到项目经理的合适人选，那么就有必要根据展会工作需要对各类人员作出一个大致的安排。待任命项目经理时，还可作适当调整。（三）场馆安排场馆安排即确定展会地点。主要考虑城市区位、场馆容量和配套设施、出

6、入是否方便、周围环境等条件。当然，场馆的租赁价格也是一个需要重点考虑的因素。（四）费用安排要求策划人员运用合理的定价策略，确定展位价格和参会费用，力求达到展会经济效益最大化。各项支出则要在保证与会人员满意的前提下，坚持履行节约的原则。·１２６·需要特别指出的是，对各种收支费用应尽可能细化，以便于掌控。（五）宣传策划在展会策划工作中，宣传策划非常重要，一定要投入大量的财务和精力来做。宣传策划的成果最集中地体现在制定一份独到的宣传工作计划、设计和制作会刊、制作宣传册和参展商服务手册这几个方面。１．制定宣传工作计划一份优秀的宣传工作

7、计划是策划者对于媒体和宣传方式（广告还是新闻？）的选择，应根据宣传推出的时间、频度和强度以及策划人与媒体记者、有关头面人物的交情等多方面因素优化组合后集大成的产物。本书第五章有较多的有关展会宣传的内容，其中有一份展览新闻工作计划表可供参阅。２．会刊设计与制作展览会会刊主要是为展览作宣传用，列入参展单位的名称、地址、电话、联系人、产品介绍。会刊设计是展览会前期工作的重要组成部分。在会刊上刊登有关参展单位的各类广告，效果相当明显。其设计制作主要包括以下几个方面：（１）开本。展览会会刊一般设计为１６开本（１８．７ｃｍ×２６．０ｃｍ）

8、或（２１．０ｃｍ×２８．５０ｃｍ）大小。（２）封面设计。封面上设计有展览会的中英文名称，标有“会刊”、“特刊”等字样，文字色必须与背景色有一定的区分度，突出而醒目，一般处于封面的中上方位置。同时可设计有展览会举办日期、举办地点以及主办单位等，这类文字的字体一般要比展览会的名称