机关事业单位档案数字化管理分析

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1、机关事业单位档案数字化管理分析　　【摘要】当前，在讯息产业经济大背景中，信息技术、通信技术等首先依靠计算机辅助作业的产业技术体系也不断得以完善。具有强有力功能和技术援助的计算机已经被广泛认可。如此，我们机关事业单位，若想在当前讯息产业时代，迅速并且稳定的发展，就应该顺应信息时代的发展趋向，符合时代发展的要求，加强自己的数字化管理和信息建设。　　【关键词】机关事业单位；档案管理；数字化管理　　档案是任何单位或组织不可或缺的资源，档案内部信息资源还有助于促进单位和组织的发展。在日常工作中，事业单位一定要重视和加强档案的管理，并且为单位内部的工作提供有效的信息资源。但

2、是，传统意义上的档案管理已不能适应现代社会的发展，所以事业单位必须加强数字化档案管理，有效解决档案管理存在的问题，使其得以发展和完善。　　一、机关事业单位实施数字化档案管理的必要性　　（一）提高档案利用率。因为传统的档案一般都是在档案馆和档案室储存，保管，而且这些档案绝大多数是纸制的，这将导致使用不便。而数字档案管理的运用可以将搜索档案变得更准确，便捷，而且数字档案管理的实现，还可以大大消除空间和时间的界限，促进档案利用率大大提高。　　（二）提高办公效益。机关事业单位数字化管理档案可以实现及时归档档案资料，并且可以尽快得以利用。如组织部门的人事档案管理机构，因为

3、有比较多的对象需要管理，管理对象的流动性也很强，这就需要借助计算机网络来作为管理媒介，这样不仅能准确地反映当期的现状，而且查询数字化资料也会更加快速和容易。由于档案信息的高速流动，档案库的角色便由保管实体的基地变为信息控制中心，办公效率大大提高。　　（三）提高经济效益。社会经济的快速发展使得滞后的办公方式和数量庞大的信息形成尖锐的矛盾，过去一直采取的是粗放的档案管理模式，也就是指增加办公费用和办公人员是解决这类问题的唯一手段，这就在很大范围上增加了单位的管理成本。现代化档案管理有效使过去的纸质载体档案转换成机读档案，不仅节省空间，有效节约了档案保管的费用，而且使

4、文件的查阅更加方便快捷，还防止了因反复印制资料产生的纸张浪费和人员浪费，由此提高经济效益。　　二、新形势下机关事业单位档案数字化管理所具备的条件　　（一）网络技术体系得到初步发展。上世纪90年代以来，我国已建立了中国互联网、中国教育网、中国金桥网和中国科技网并且都和国际互联网接轨。我国的建设单位，90年已经有很多开始使用计算机，到了2000年计算机已经广泛被使用。实施无纸化办公，并进行了局域网的建设。中国通信技术的飞速发展以及计算机网络的迅速崛起，为事业单位档案管理进行数字化建设提供了难得的条件。　　（二）技术保障程度提高。目前，IT行业市场上所提供的业务办公软

5、件可以说应有尽有，软件开发数目多达上千款，并且都具有多种有价值的应用程序，如集成、编目、检索、文件归档等，为事业单位数字化建设奠定了基础。　　（三）人才队伍规模扩大。随着IT行业的迅速崛起，计算机时代莅临，特别是在基于网络应用技术的更新、升级和发展，其技术扩张的作用已扩展到事业单位组织领域，逐渐在以往档案管理模式方面不断冲击。进而有了档案管理的数字化信息建设的需求。这就要求档案管理人员熟练掌握收集、分类、检索、编目、统计和其他操作。在实践中，具备理论知识、实践应用技能的人才规模也在逐渐壮大。因此，唯一的要求就是可以适应未来档案管理技术的升级，从而使机构档案管理更

6、加高效和集约化。　　三、新形势下如何强化机关事业单位档案数字化管理　　（一）树立数字化管理意识。机关事业单位档案管理人员应尽快的树立数字档案管理意识，不停地汲取新知识和新技能，改变档案管理传统的理念，放弃滞后的档案管理模式，创新档案管理的手段，同时要始终追随时代的脚步并更新自身的相关知识体系结构，进而以较强的专业能力和良好的素质，高效地完成数字化档案的工作。　　（二）实现文书和归档的数字化。文书工作是机关事业单位的一个非常基本的工作，文书管理和文档执行的质量往往直接影响到档案工作的整体效果。因此，为了更好地适应机关事业单位当前的工作需要，各单位便很难避免处理大量

7、的电子文件，且通过网络进行文档处理。所以，机关事业单位应让工作人员输入需要的稿件，然后通过审核、发出、修改、盖章、分发和归档这一过程，以节约保存文档和归档的处理时间，尽可能的减轻档案管理工作负荷强度和工作量。　　（三）确保档案信息的安全。网络档案信息和重要的文件数据的使用安全应必须确保，这样其实用的价值才不能被影响及破坏，再次促进数字化档案模式的建造。因此，事业单位档案管理数字化一定要立足于实际，在数字存档管理工作中安装实用的抗病毒软件、严格限制防护墙访问权限并及时设置维护、电脑要定期更新抗病毒软件和更新数据库，尤其做好重要文件、重要档案的数据备份，以避免事故造

8、成无法挽回的损失。　　（