档案及办公用品管理制度

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1、TO致:FROM由:C.C.抄报：DATE日期:SUBJECT主题:关于档案及办公用品管理制度NO.编号:为规范酒店行政办公文件编发、档案及办公用品管理，满足工作需要，提高文件处理和档案使用的效率，合理节约开支，特制定下列管理制度。文件处理一、文件行文的格式1、酒店内部行文发文，按酒店统一的文印格式编发：①由董事长、总经理发至各部门的有关酒店营运、决策等重大事项决定（通知）、人事决议、有关制度、批复等，由行政办公室以FL[20]00号顺序，按公文格式编发；②酒店领导召开会议形成的会议纪要，由行政办公室按年度顺序号编发；③呈批件：行政或有关部门在工作中遇有问题等需提请董事长

2、、总经理批复的文件，在文印格式封面右侧酒店标识下加印呈批件字样，以呈批件形式上报；④各部门因部门工作需要形成的文件，或各部门之间有关工作的联系函件，均按酒店统一设置的发文格式编发。各部门文件编号为：部门英文缩写[200]00号。⑤所有文件用纸以A4为准，字体为宋体，字号一般为四号。二、文件处理（一）酒店内部文件：1、凡以酒店名义行文，涉及酒店经营策略或政策制度的文件，以及对外交往、信函往来等酒店文件，由行政办公室或相关部门，按公文制作程序办理，经总经理审定，并由行政办公室按顺序编印、发布、存档。2、部门或部门间文件：由部门领班以上人员起草，按规定格式打印，交部门经理审核批

3、准后分发。若有涉及酒店经营策略或政策制度的文件应先经行政办公室审定，提交总经理批准后，由行政办公室编印、发放、存档。二、外部文件：1、凡公司及总经理的收文，由行政办公室签收登记；属公司领导亲收的文件及信件，交收件人亲自处理。2、各类文件收到后立即安排逐件分类登记存档，个人不得私自保存应当存档的文件。3、公文登记后，由行政办公室根据上级主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，原则上由行政办公室留存原件，以复印件形式分发，分发时必须请收文人签字确认，签收单附在文件后存档。4、各部门或专人对承办的文件，必须认真负责，按规定期限迅速办理，件件有落实，事事有下文，转办要及时、催办

4、有结果、及时反馈、防止积压。5、各级管理人员调动/离职时，应将文件/档案清理移交。凡外出参加相关会议带回的文件，应及时送档案室登记保管。档案管理一、档案的归档办法（一）归档要求1、酒店所有对外签订的合同，酒店所形成的各类文件都应归档，统一管理。2、归档的文件材料必须是原件（已定稿），且应齐全完整。3、归档的文件材料必须准确地反映酒店各项工作活动的真实内容和历史过程。4、归档的文件材料必须有经过系统整理的编号，必须层次分明，符合其形成规律。5、归档的文件材料应做到纸质材料优良，字迹工整，签署完备，禁止用铅笔、纯蓝墨水、彩笔、圆珠笔、复写纸书写，以利于档案的长期保存。6、档案

5、的移交应按移交清册当面清点，确实无误后交接双方应在移交清册上签名或盖章。7、归档的录音、音像、照片等声像档案或实物档案，应标注制作时间、年代、文字说明、承办单位、制片人等，并按照档案管理要求单独存放。（二）归档时间1、各部门内部管理工作中形成的文件材料，平时由各部门档案人员自行分类造册并编号保管，于次年的元月份内将应归档的文件材料汇总后编制移交清单向档案室（行政办公室）移交。2、工程设备档案由工程部负责，一般在设备安装完工验收后归档。3、工程档案在工程完成后二个月内，将要归档的图纸和资料按工程档案的相关要求由工程部以电子文档一份，完整的竣工图两份汇总后向档案室（行政办公室

6、）移交。4、每年形成的会计财务的相关档案由财务部门按财务档案的相关要求由财务部门独立保管。（三）归档份数1、一般文件材料归档一式一份。2、重要的需要永久保存的或利用频繁的文件材料归档一式两份，以方便借阅。（四）归档手续1、归档时要填写档案移交清单，一式两份。2、交接双方应当面清点、审核无误，须解释的问题应当面讲清并记录备忘。3、交接双方应在移交清单上签字，各执一份备查，以明责任。二、档案保密等级1、酒店档案保密等级分为：绝密、机密、一般保密三级。董事会决议、人事薪资制度、每月薪资报表及各类财务报表属绝密级，需经总经理批准方可借阅；各类证照、中高层管理人员的人事档案、各类合

7、同等属机密级，需经分管领导批准方可借阅；管理制度各类施工图纸、一般的员工档案、各类历史照片及音像资料属一般保密级，需经部门总监批准方可借阅。2、档案管理员须严守公司机密，不得将档案材料带出档案室，不准把档案带回家中或在公共场所查阅。所有机密档案都不得向无关人员泄密，严防档案丢失或泄密。3、认真执行档案的借阅制度，履行审批手续，不得任意扩大借阅范围。三、档案的销毁1、档案按不同的保管期限分为永久、长期、短期三类。对已超过保管期的档案，应及时组织鉴定，经鉴定，仍有保管价值需延长保管的档案，应重新划定保管期限。对于超过保管期限且经鉴