某企业人事档案管理规定

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1、人事档案管理规定（编制部门：人力资源部）机密等级：□绝密□机密□保密□一般编制日期审核日期批准日期颁布日期实施日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人人事档案管理规定1.目的为加强企业人事档案的科学管理，逐步实现档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于集团本部及各门店全体员工。3.归档范围凡员工的简历、由企业保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面试评价单、人事异动表、宝轩集团员工薪酬表、宝轩集团试用期转正审批表及转正申请书、劳动合同、离职审批表、交接清单等涉及员工本人的一切资料，均应归入员工人事档案。（见附件

2、一）4.保密分类企业按照档案的重要性和机密程度，将档案的“受控级别”分为绝密、机密、保密、一般；集团2级（含）以上人员档案密级为“绝密”，其它员工档案除特别注明密级应为机密。5.职责人力资源部、人事专员负责员工档案的建立、收纳和管理工作；指定专人（兼职）负责员工档案的整理、保管、统计和借阅工作；全体员工有义务提供建立“人事档案”所需的全部资料。6.员工档案的建立6.1建档时间：人力资源部、人事专员在新员工入职当天，为其建立“人事档案”；员工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文本，应在文本正式完成后的第一时间存入该员工的“人事档案”；6.2归档要求：6

3、.2.1归档的材料种数、份数以及页数均应齐全完整；6.2.2人事档案以“人”为单位，每名员工设立一卷（一个档案袋），每个部门分设一档，每个单位分设一个档案柜（抽屉）；6.2.3卷内文件材料应按排列顺序（集团《档案管理制度》规定），依次编写页号并排放；6.2.4全部“人事档案”案卷必须按规定（集团《档案管理制度》规定）的格式逐件填写卷内文件目录；填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首；6.2.5有关卷内文件材料的目录及情况说明，都应逐项填写在《档案资料目录》内；6.2.6案卷封面，应逐项按规定填写《案卷封皮》，做到字迹工整、清晰；6.2.7案卷装订，装订前，

4、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。7.人事档案的分类人事档案按归属分类，可分为个人档案、工资档案及公共档案7.1个人档案：指员工自入职开始直至离职结束，所记录、产生的所有与该员工有关的信息资料；7.2工资档案：指员工自入职开始直至离职结束，所记录、产生的所有与该员工有关的薪酬发放记录和领取记录；7.3公共档案：指人力资源部下发或制定的不涉及某个员工的，但需要长期保存的公共信息记录；8.人事档案的存档和移交8.1个人档案8.1.1门店三级以下（除实行集团派驻制）员工的个人档案，由门店人事专

5、员建立，均在门店存档；各门店须设立统一档案柜，并按第“6”条的要求存档；直至该员工离职并领取离职月薪酬后30天，上交集团人力资源部存档，同时集团人力资源部将该员工档案列入“年消”档案管理区；8.1.2门店三级以上（含集团派驻制所有员工）及集团本部全体工作人员的个人档案，由供应链部人事专员建立，均在集团人力资源部存档；遇到员工离职的，须在该员工离职并领取离职月薪酬后30天，集团人力资源部将该员工档案列入“年消”档案管理区；8.2工资档案8.2.1门店所有员工的工资档案由门店人事专员建立，在门店存档；以门店为单位，每季度向集团人力资源部提交上一季度的工资档

6、案；8.2.2集团所有员工的工资档案由供应链部人事专员建立，在供应链部存档；每季度向集团人力资源部提交上一季度的工资档案；8.3公共档案8.3.1集团本部下发至各门店的公共档案，由门店行政专员负责打印，人事专员负责归档；每年年终向集团人力资源部提交全年的公共档案；8.3.2各门店产生的公共档案，由人事专员负责归档；每年年终向集团人力资源部提交全年的公共档案；7.附则7.1本规定未尽事宜，在实际执行过程中修订、补充和完善。7.2本规定的解释权及修订权归集团人力资源部所有。7.3本管理规定自集团总裁批准之日起执行。8.相关记录表单