菏泽区域不动产登记档案资料管理规范

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1、菏泽市不动产登记档案资料管理规范(试行)2016年12月目录1总则11.1　目的、依据11.2　适用范围11.3概念11.4职责分工11.5档案资料管理部门12不动产登记档案资料的收集12.1归档范围12.2资料移交12.3归档要求12.4归档验收22.5移交目录23不动产登记档案资料的整理23.1整理项目23.2立卷原则23.3卷内文件的排列23.4卷内文件页号的编写23.5卷内文件目录的填写23.6备考表的填写23.7卷皮与档案资料盒的标准33.8卷皮与档案资料盒项目的填写33.9不动产登记档

2、案资料的装订33.10不动产登记档案资料的装盒43.11不动产登记档案资料的入库排列44不动产登记档案资料的保管44.1保管要求44.2库房技术标准44.3档案资料保管技术标准54.4检查和鉴定65不动产登记档案资料的利用65.1利用原则65.2不动产登记档案资料对外利用65.3不动产登记档案资料对内利用66档案资料管理人员76.1管理人员数量配备原则及标准76.2管理人员基本要求76.3档案资料管理人员岗位设置76.4档案资料管理岗位人员设置87纸质档案资料数字化87.1纸质档案资料数字化基本要

3、求87.2档案资料整理87.3档案资料扫描97.4图像处理97.5图像存储107.6数据建库107.7数据关联127.8数据验收127.9数据备份137.10电子档案资料的保管148档案资料工作的监督与管理148.1监督事项148.2监督责任149附则15附录A15A各类登记资料的排列15附录B28B.1移交目录28B.2卷内文件目录29B.3卷内备考表30B.4卷皮封面31B.5档案资料盒32B.5.1档案资料盒封面32B.5.2档案资料盒盒脊33B.5.3档案资料盒封里34B.6菏泽市不动产登

4、记档案资料查阅单和登记册35B.6.1菏泽市不动产登记档案资料查阅单35B.6.2菏泽市不动产登记档案资料查阅登记册36B.7菏泽市不动产登记档案资料调阅单和登记册37B.7.1菏泽市不动产登记档案资料调阅单（机构内部）37B.7.2菏泽市不动产登记档案资料调阅单38B.7.3菏泽市不动产登记档案资料调阅登记册391总则1.1　目的、依据为提高我市不动产登记档案资料管理的标准化程度，保护和利用不动产登记档案资料，根据《中华人民共和国档案资料法》、国务院《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实

5、施细则》等法律、法规规定，结合本市实际，制定本规范。1.2　适用范围本规范适用于本市行政区域内不动产登记档案资料的收集、整理、保管和利用。1.3概念本规范所称不动产登记档案资料，是指在不动产登记工作中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。1.4职责分工菏泽市国土资源局负责全市不动产登记档案资料的管理、监督工作。负责全市不动产登记档案资料管理规范、技术标准等的起草及档案资料管理工作的指导和推动工作。菏泽市不动产登记中心负责市本级不动产登记档案资料的整理归档等

6、具体管理事务。县、区不动产登记经办机构按照不动产登记业务范围，负责不动产登记档案资料的具体管理事务。1.5档案资料管理部门市不动产登记中心和县、区不动产登记经办机构应当设置不动产登记档案资料管理部门，配备专职档案资料管理人员，健全工作制度，配备必要的保护措施和管理设备，确保不动产登记档案资料的完整、准确、安全和有效利用。2不动产登记档案资料的收集2.1归档范围不动产登记档案资料的归档范围是：1不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、不动产权籍调查成果等申请材料；2不动产登记经办机构查

7、验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；3其他有关机关出具的函件、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。2.2资料移交不动产登记工作完成后，不动产登记经办机构应当及时将不动产登记资料移交档案资料管理部门。任何人不得将不动产登记资料据为己有或者拒不归档。2.3归档要求38归档的不动产登记档案资料,应当做到内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰、声像资料能够正常使用，真实反映不动产及其变动的实际状况。2.4归档验收不动产登记档案资料管理部门应当对归档的不动产登记资料进

8、行验收，不符合要求的，不予归档。2.5移交目录移交不动产登记资料应当填写移交目录，一式两份。经审查符合要求的，档案资料接收人员与移交人员在移交目录上签字，各存一份。不符合上述规定要求的，不予接收。3不动产登记档案资料的整理3.1整理项目档案资料管理部门负责不动产登记资料的整理。整理项目包括：文件资料的排列与编号、卷内文件目录和备考表的编制、卷皮和档案资料盒的编目、纸质档案资料的电子化、档案资料的装订立卷和档案资料的入库排列。3.2立卷原则不动产登记档案资料立卷原则：不动产登记档案资