-word类技术文档排版及常见问题解决方法指南

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1、WORD类技术文档排版及常见问题解决方法指南西安美林电子有限公司二○○九年十月修订历史记录日期版本说明作者审核人2009-100.5.0编写本文档侯娟2009-101.0.0进行完善侯娟2010-91.0.5增加3.4章节内容侯娟目录1目的12页面设置13文档正文23.1操作手册“章”设置—分节符、分页符23.2正文段落设置33.3图形设置33.4图表交叉引用43.4.1图片、表格等元素的插入43.4.2元素的交叉引用53.4.3创建图表目录53.5表格设置53.5.1表格格式统一53.5.2表格首行标题设置64页眉页脚74.1封面-

2、-如何解决页眉行距问题74.2版本历史—如何去掉页眉上不需要的边框线84.3正文—如何设置与上节不同的页眉页脚95目录样式套用135.1目录—如何设置目录及更新135.1.1插入目录及格式设置135.1.2更新目录155.2如何套用技术模板中已设置的目录样式176文档修订与批注186.1修订186.1.1开启/关闭修订186.1.2接受/拒绝修订206.2插入/删除批注217其他问题解决237.1用户信息修改237.2Word2007多级目录267.3附录26IWORD类技术文档排版及常见问题解决方法指南1目的鉴于在我们测试过程输出的

3、文档中，多次出现排版问题，看似简单的问题却往往反复修改、检查，耗时、耗力；为了解决我们碰到的这种情况，特编写本文档，希望为我们日常文档的排版提供指导。本文档内容都是根据自己的使用进行的总结，不一定完全准确、到位。目的是希望能解决我们当前碰到的排版问题。本文针对文档的排版主要从以下几个方面进行：页眉设置、页眉页脚设置、图片图表设置、文档段落设置、目录样式套用，最后会对利用word的图表制作功能，如何帮助我们在工作中生成一些常用的图形。2页面设置对于我们目前标准的技术文档都要求页眉设置为word默认的标准设置：图21-26-WORD类技

4、术文档排版及常见问题解决方法指南图22对于文档，一定要注意，标准页面设置要应用于“整篇文档”，这样可以避免页面设置不对时，每个分节中都要进行设置的麻烦。如果页面设置出现不对，调出页面设置菜单打开，在页面中按上述设置即可。1文档正文封面、版本历史、目录、正文一般我们会分为四个节。划分时采用【分节符】进行。1.1操作手册“章”设置—分节符、分页符例如，操作手册正文，有时每章开头都要另起一页，此时会采用【分页符】。大家会提出为什么采用分页符，而不是分节符呢？因为采用了分节符，页面和页脚在调整后，若没有关联则会出现不一致。我们的技术文档一般

5、正文的各个页，都采用相同的页眉/页脚，所以整个正文中要采用分页符，达到每章强制在新的一页显示的效果。在使用了分页符后，从第2章开始“第*章”字无法在左侧的【文档结构图】中显示，因此要在章标题前留一个空行。但留了空行后，页面开头会显示比较空，此时要进行适当的调整，便于打印效果看不出之前多留了空行。设置方法具体为，光标选中空行：字体：宋体字号：5号（注意，一定是数字；字号中最小的）段落：图31这样在章的开头看到的效果如下：-26-WORD类技术文档排版及常见问题解决方法指南图32注：“分页符”起到的是强制分页；“分节符”，word支持

6、有4种，分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”：Ø“下一页”:是指插入一个分节符后，新节从下一页开始。（常用最多的）Ø“连续”:是指插入一个分节符后，新节从同一页（当前页）开始。Ø“奇数页”或“偶数页”:是指插入一个分节符后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。1.1正文段落设置段落正文均使用宋体、小四；段前、段后为0；行距为1.5倍。段首空2个汉字。若正文出现了段落显示不对时，可以设置一个段落，设置好后，选中已设置好段落，双击选中【格式刷】，对所需要设置的段落用格式刷刷新即可。注：【格式刷】双击选中，可以多次使用。单击选中，

7、只能使用一次。1.2图形设置如果是在正文书写完毕回车，插入图形居中，此时的图形并没有居中，而是在图形左侧留了2个汉字的位置进行的居中。此时：在正文书写完毕回车后，首先将光标回退至居左；此时插入图片，插入后选中图片，进行居中。如果有多幅图片出现位置问题，可以将一幅图片设置好后，双击选中【格式刷】，对其他图片单击刷新即可。-26-WORD类技术文档排版及常见问题解决方法指南1.1图表交叉引用在word文档书写中，可能会碰到以下情况：1)长篇文档中，插图已经被标上了“图1”、“图2”之类的标号；但修改中发现两张图之间还需要插入一张图，新插入

8、一张图后，后面所有图的标号都要顺延1，手动修改工作量很大。2)文档中有很多表格。希望在文章开头或者末尾为所有表格创建一个索引，这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格。3)如果在文章的正文中需要引用，例如“参见图***