档案管理工作现代化提升思路

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1、档案管理工作现代化提升思路档案管理工作现代化提升思路档案管理工作现代化提升思路档案管理工作现代化提升思路档案管理工作现代化提升思路　　一、档案管理现代化的发展趋势　　(一)档案管理将实现虚拟化　　随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势，并逐步改变档案工作的实际操作。档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。档案信

2、息可以并入互联网，因此可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，不仅占地小，容量大、投入少，而且管理简便，查阅方便。　　(二)档案管理将实现信息化　　当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网

3、络技术的发展，如密码技术的深化，语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高，而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，在收文部门和单位之间建立“信任”。电子文件签署与纸质文件不同，它是签署人在电子文件上面留下的“印记”。不仅表示对该电子文件的责任，证实签署人特点的身份，而且只有防篡改、防利用、防抵赖等功能。收文部门和单位据此可以认定文件签署人及文件内容的真实性。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低

4、，这已被全世界广泛认同。随着电子文件和网络建设的逐步完善，人们信息共存共享，资源充分利用的局面将形成，档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。　　(三)档案管理将实现数字化　　缩微摄影技术和数码影像技术的应用为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆臧档案资料转化为电子档案代码，变成电子文件，实行档案信总数字化后，可以通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在

5、很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件，形成数据库。这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。缩微摄影技术和数码影像技术的应用，有利于影像的长期保存和准确复制，便于计算机查阅照片案卷。缩微技术和数码技术的进一步发展，为档案管理实现数字化提供了广阔的空间。电子文件具有快捷性与可塑性。它具有纸质文件和其他文件无可比拟的优越性。电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算

6、机进行文件登记，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的随时查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。　　二、档案管理存在的问题分析　　(一)对档案工作重视不够。这个问题普遍存在，领导和教职工的档案意识都比较淡薄。例如:形成的材料处室上交不及时，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在处、组、室甚至个人的手中，都严重影响了学校档案的系统性和完整性。　　(二)从业人员素质低。目前，我国高等专科学校档案管理的工作人员普遍素质不高，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对

7、自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。有的工作人员就是高等专科学校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏。档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高等专科学校档案管理工作停滞不前，阻碍了高等专科学校档案事业的发展。　　(三)档案管理手段比较落后。目前，学校档案业务管理和保管技术工作还比较落后，不少档案管理部门不仅没有电脑等现代化管理设备对信

8、息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力，效力低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。　　三、提高档案管理科学化水平的有效途径　　(一)进一步强化档案意识，妥善确立档案工作目标。强化档案意识，规范档案管理。档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，