公文中主题词标引存在的问题及解决措施.doc

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1、公文中主题词标引存在的问题及解决措施　　［摘要］公文主题词是公文版记要素之一。正确标引便于揭示公文的内容和形式，便于归档和查询，也便于办公自动化和公文处理的规范化。在实际使用中，却存在着对标注不重视、标准不统一、标引不规范等很多问题。本文通过对应用现状的分析，并针对存在的问题及原因提出了相应的解决措施。　　［关键词］公文主题词；标引规范；应用现状；应对措施　　　　公文主题词又叫关键词，也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组［1］。是公文中代表其内容和形式特征的、最能说明问题的、起关键作用的词和词组。目前，作为办公现代化产物的公文主

2、题词，在实际标引中，却存在这样那样不尽如人意的地方，使得公文执行效率降低，处理成本提高，同时还影响到对公文的归档、管理和检索查询，影响公文的实效性和交互性，也不利于公文处理规范化和办公自动化的进程。　　　　一、正确使用公文主题词的必要性和意义　　　　公文具有严肃性、规范性、程序性和工具性等特点，它是各部门在进行党政管理过程中形成的具有制度效力和规范体式的文书。正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。《中国共产党机关公文处理条例》第八条第十五项［2］229和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项［2］241都明确指

3、出，主题词是公文的组成要素之一，制作公文时，“应按照上级机关的要求和《国务院公文主题词表》的标准标注主题词”［2］240。即使是下行文，为便利执行、归档和查阅，对其主题词也应作规范标注。　　　　二、正确的标注原则和要求　　5　　作为表达公文一定概念的最小的词汇单元，公文主题词是标引公文主要内容和形式的最基本要素［3］，是公文版记组成要素之一。为此，国务院办公厅推出了《国务院公文主题词表》和使用说明（国办密函［1994］157号），进一步规范了公文主题词的制作和使用。国务院标准规定一份完整规范的公文应由眉首、主体和版记三部分构成，三者缺一不可。标注要坚持三原则：一要准，即主题词的

4、标引对公文的内容揭示要准确，不仅在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼要准确，而且对分析出来的主题概念转换成主题词也要准确。二要全，标引的主题词要尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示公文主题概念精度的一个重要因素。同时规定主题词不能使用表外词、不能颠倒顺序、不能简单字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成2个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个

5、有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，避免字面拆分［4］。　　在具体操作中，一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，位置在文件的末页背面的抄送栏之上，要顶格写；字体要求是“主题词”和随后的冒号用3号黑体，主题词词目字体可用3号小标宋，或者3号宋体加粗。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，一份文件如有2个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词

6、的后面加“△”以便区别。另外参照国标规定如在一篇公文中涉及2个文种时，作为转发、批转、印发的公文文种，也就是作为附件出现的文种，可以不作为主题词标注，涉及法规性质的，则应作为主题词标注［5］33。　　　　三、当前存在的主要问题　　　　遵照国标，相关行业和部门也编制了内部主题词表，但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作又在不断完善、规范的过程之中，因此在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，结合工作实际，笔者归纳为3个方面：　　1.不标注公文主题词。主要表现在下行文时，出于标注者主观上的原因，不进行标引。　　2.标注不规范。主要表现一是随意将标题字面进

7、行简单组配，二是使用表外词，三是类别词、类属词顺序混乱不清，四是词目过多等。例一，××市人事局、财政局、纪检委、监察局2004年文件“关于调整纪检监察办案人员补贴标准的补充通知”，其主题词随意标注为“调整”、“办案补贴”、“通知”；例二，××学院2006年文件“关于印发《××学院实行安全稳定责任制与事故责任追究制的规定》的通知”，其主题词标注为“学院”、“安全稳定”、“责任制”、“责任追究制”、“规定”，也是没有分析公文主题内容，从标题中自左到右随意抽出几个词进行组配而成。　　3.标注不准确